Лучшее программное обеспечение для управления проектами на 2022 год

Программное обеспечение для управления проектами помогает руководителям проектов и командам выполнять требования клиентов и управлять ограничениями по времени, бюджету и объему работ. Применение программного обеспечения для управления проектами в бизнесе обеспечивает значительную рентабельность инвестиций, особенно при правильном выборе в соответствии с требованиями организации.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами

Платформы для управления проектами расширяют свои функции и переходят границы по сочетанию возможностей. Это хорошая новость для руководителей проектов, но множество функций, опций и ценовых уровней может усложнить процесс оценки и выбора. Мы составили список лучших программ для управления проектами для различных отраслей и потребностей бизнеса — от простого программного обеспечения для планирования проектов до платформ планирования и управления проектами корпоративного уровня.

PlanMinder

PlanMinder — это инструмент прогнозируемого планирования проектов, который использует автоматическое составление расписания для упрощения поддержания планов в актуальном состоянии. Отчеты о времени автоматически используются для обновления расписания, а анализ неопределенности дает представление о рисках и позволяет принимать более эффективные решения. PlanMinder лучше всего подходит для команд, где необходимо планировать и координировать, но где оценки неопределенны, а приоритеты и объем работ меняются со временем.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Инструмент управления проектами помогает руководителям проектов, командам и отдельным участникам выполнять задачи, организовывать требования клиентов и управлять ограничениями по времени, бюджету и объему. Компании, использующие правильное управление проектами, получают выгоду, реализуя проекты, которые обеспечивают ожидаемые результаты в рамках стоимости и в срок. В данном руководстве рассматриваются типы внедрения управления проектами, основные характеристики, на которые следует обратить внимание, и то, что компании любого размера должны учитывать при покупке.

Типы программного обеспечения для управления проектами

Когда программное обеспечение для проектов стало доступным и недорогим для предприятий, компании заменили свои системы отслеживания проектов на ручках и бумаге решениями для управления проектами. Но технологии продолжают развиваться, поэтому настольные приложения стали более функциональными, масштабными и безопасными, что позволило нескольким пользователям получить доступ к программному обеспечению через собственную сеть передачи данных компании. Когда облачные вычисления открыли новые возможности и преимущества, поставщики программного обеспечения для управления предложили свои продукты по подписке через Интернет предприятиям любого размера. Это также открыло рынок для большего числа поставщиков, предлагающих разнообразные системы.

Программное обеспечение для управления проектами онлайн

Веб-программы управления проектами доступны по подписке на программное обеспечение как услугу (SaaS) через любой веб-браузер, подключенный к Интернету. Эти онлайн-платформы предназначены для предприятий всех размеров в различных отраслях. Пользователи в разных местах могут получить доступ к инструменту с различных устройств, таких как настольные компьютеры, планшеты и смартфоны, чтобы получить актуальный статус проекта и информацию из центральной базы данных. Современное программное обеспечение для управления проектами в режиме онлайн обладает богатым набором функций, способных конкурировать с корпоративными системами. Многие из этих приложений предоставляют несколько способов визуализации задач проекта и хода достижения целей, совместной работы с коллегами, автоматизации рабочих процессов, обмена файлами, сообщений членам команды и интеграции с электронной почтой. Расширяя набор функций, онлайн-программы управления также попадают в категории программного обеспечения для совместной работы или программного обеспечения для управления бизнес-процессами. Примерами онлайн-решений для управления проектами являются Zoho Projects, Microsoft Project и Basecamp.

Программное обеспечение для управления проектами на месте

Местные программы управления проектами размещаются на собственном сервере компании. Сервер находится в центре обработки данных компании и управляется ее ИТ-сотрудниками. Компании часто приобретают одну лицензию на локальное программное обеспечение и, возможно, им придется приобретать дополнительные обновления. Компании предпочитают локальное проектное программное обеспечение из-за опасений по поводу долгосрочных затрат. Когда компания запускает программное обеспечение на своих частных серверах, она имеет полный контроль над хранением данных и протоколами безопасности для защиты этих данных. Предприятия с 50, 100 и более пользователями могут сэкономить на ежемесячных расходах на подписку, если они приобретают разовые лицензии, используемые в локальных программах управления проектами. Они также имеют контроль над тем, когда планировать обновления программного обеспечения, чтобы подготовиться и не испытывать простоев из-за автоматического обновления продукта, присущего системам SaaS.

Интегрированное программное обеспечение в сравнении с лучшим в своем классе

Современные решения для управления проектами включают в себя несколько функций и инструментов для управления широким спектром бизнес-проектов. Специализированное программное обеспечение для проектов может удовлетворительно управлять простыми проектами. Лучшее в своем роде приложение специализируется на одной конкретной функции, такой как управление задачами, составление расписания или учет рабочего времени. Интегрированные пакетные приложения объединяют несколько функций, таких как управление задачами, составление диаграмм Ганта и учет рабочего времени. Предприятия предпочитают интегрированные инструменты за единое решение, которое обеспечивает наглядность, улучшает совместную работу и поддерживает подотчетность. Стартапы и малые предприятия нуждаются в простых управленческих программных решениях с меньшим количеством функций, которые покрывают базовую функциональность.

Управление задачами, совместная работа команды, управление документами и интеграция электронной почты — все это общие функции, которые должны быть включены в выбранный вами инструмент управления проектами. Комплексное решение для управления проектами имеет больше функций, которые охватывают основные функции управления проектами, такие как планирование, управление ресурсами и финансовое управление, а также более продвинутые функции управления проектами. Пакет PM будет иметь более высокую стоимость, но при этом обеспечит точные оценки, контроль зависимостей, неограниченное количество проектов в одном экземпляре, отслеживание хода работ в режиме реального времени и исчерпывающие отчеты, которые оправдывают цену решения. Эти инструменты также требуют большего контроля и времени для более эффективного управления проектами. Более крупные организации и команды предпочитают интегрированное программное обеспечение для управления, особенно для более сложных проектов.

Бесплатные решения по управлению проектами

Бесплатное программное обеспечение доступно для домашнего использования, для очень небольших команд из 1-2 человек, а также как полнофункциональная бесплатная система с открытым исходным кодом. Однако многие из этих простых решений по управлению проектами предлагаются в качестве бесплатного уровня поставщиками систем управления проектами, которые также предоставляют различные уровни платных услуг. Бесплатные уровни могут иметь более ограниченные функции, могут быть ограничены несколькими пользователями или могут поставляться с ограниченной персонализированной поддержкой. Тем не менее, многие небольшие команды и те, кто только пробует новый инструмент, могут найти эти варианты полезными для принятия решения. Открытые исходные коды — ценный вариант для больших команд, которые ищут бесплатное программное обеспечение для управления. Эти инструменты предоставляют все те же функции, которые вы можете найти в подписных или локальных инструментах, и многие из них хорошо настраиваются для различных типов проектов. Однако доступ к поддержке, помощь в реализации и внесение пользовательских изменений должны обеспечиваться собственной или сторонней командой разработчиков.

Отраслевые системы управления проектами

Не для каждой отрасли лучше всего подходит стандартная система управления проектами, поэтому было разработано отраслевое программное обеспечение для управления проектами, чтобы уменьшить количество настроек, которые потребуются компании при внедрении. Строительство, разработка программного обеспечения, финансовые услуги, здравоохранение и юриспруденция — все они имеют функции и настройки, которые делают их более подходящими для работы в конкретной отрасли. В отраслевых инструментах вы можете найти инструменты для совместной работы, отслеживания расходов, управления портфелем, управления подрядчиками, управления ресурсами и многое другое. Эти инструменты также могут помочь вам управлять творческой группой, удаленной командой или специализированным проектом в рамках вашего большого портфолио.

Лучшие инструменты управления проектами

Лучшие инструменты управления проектами помогают руководителям проектов, проектным группам, заинтересованным сторонам и всей организации успешно реализовывать проекты. Инструменты управления проектами помогают небольшим командам внедрять цифровую трансформацию, повышая гибкость и устойчивость компании. Вот некоторые из наиболее рейтинговых инструментов управления проектами, без особого порядка.

Wrike

Wrike — это инструмент управления проектами, который помогает командам лучше адаптироваться к новым методам работы. Он универсален для различных команд, таких как маркетинг, дизайн, профессиональные услуги, управление продуктами и бизнес-операции. Приложение для управления проектами может легко адаптироваться к различным потребностям бизнеса, будь то управление гибкими командами, клиентами или удаленными работниками. Wrike предлагает бесплатный план для неограниченного числа пользователей с базовой функциональностью, которой может быть достаточно для управления простыми проектами. Платные планы включают более продвинутые функции, такие как разделяемые приборные панели, интерактивные диаграммы Ганта, пользовательские поля и рабочие процессы, автоматизация и интеграция производительности. Планы для предприятий имеют дополнительные функции безопасности, такие как SSO, 2FA, политики паролей, настраиваемые роли и отчеты об аудите, подходящие для гибридных рабочих пространств.

Плюсы

• Управление задачами
• Видимость и отслеживание проекта
• Бесплатный тарифный план с неограниченным количеством пользователей

Минусы

• Мобильное приложение нуждается в усовершенствовании
• Пользователи считают, что пользовательский интерфейс мог бы использовать больше цветов для более легкой дифференциации

monday.com Work OS

monday.com Work OS — это онлайновая рабочая платформа, настраиваемая для различных команд, рабочих процессов и сценариев использования. Высоко визуальный инструмент управления проектами обеспечивает центральное рабочее пространство для пользователей всей организации. Автоматизация, уведомления и совместная работа упрощают управление любыми видами работ. Инструмент управления проектами позволяет пользователям изменять представления и приборные панели, чтобы они получали нужную информацию для принятия уверенных решений. monday.com предлагает бесплатный план для двух мест и несколько платных планов для команд с различными требованиями к работе. В нем есть готовые шаблоны, неограниченное количество досок, интерактивные документы и пользовательские поля. Программное обеспечение также предоставляет мобильные приложения, управление файлами, управление портфелем проектов, интеграцию электронной почты, синхронизацию календаря, аналитику и отчетность.

Плюсы

• Управление задачами, их создание и определение приоритетов
• Командное сотрудничество
• Отзывчивая поддержка

Минусы

• Визуальный пользовательский интерфейс требует времени для привыкания
• Пользователи хотят дополнительных сторонних интеграций

Zoho Projects

Zoho Projects — это онлайн-инструмент управления проектами для предприятий любого размера. Это универсальное решение для управления проектами для любой команды, будь то предприятие или малый бизнес. У него есть пользователи в сфере строительства, разработки программного обеспечения, недвижимости, образования и маркетинга. Приложение для управления проектами предлагает бесплатный план для небольшой команды из трех пользователей и платные планы для больших команд. Zoho Projects может предоставить неограниченное количество проектов, готовые к использованию шаблоны и онлайн-хранилище для централизации информации о проекте. Пользователи могут управлять задачами, подзадачами и зависимостями, получать напоминания, строить графики и автоматизировать процессы. Приложение для управления проектами также включает в себя учет рабочего времени, управление ресурсами, пользовательские представления и инструменты для совместной работы команды.

Плюсы

• Бесплатный план для небольшой команды
• Интерактивная диаграмма Ганта с зависимостями и построением критического пути
• Автоматические уведомления

Минусы

• Нужны дополнительные шаблоны
• Пользователи хотят прямой двусторонней интеграции с Power BI и Microsoft Project

Teamwork

Teamwork — это инструмент управления проектами для команд, работающих над проектами клиентов. Центральная платформа позволяет пользователям управлять проектами, клиентами, фрилансерами и внутренними командами со всеми функциями, необходимыми для выполнения работы. Этот инструмент управления проектами предназначен для компаний любого размера, с бесплатным планом для частных лиц и премиальными масштабируемыми планами для различных команд. Teamwork предоставляет готовые к использованию шаблоны проектов, несколько видов работы, управление командой, учет рабочего времени, управление ресурсами и автоматизацию. Он поддерживает совместную работу с интегрированным чатом, редактором документов, формами приема, блокнотами и последователями. Среди других возможностей — выставление счетов, выставление счетов, пользовательские поля, информационные панели, отчеты и интеграция с приложениями Teamwork и сторонними приложениями.

Плюсы

• Управление задачами, определение приоритетов и автоматизация
• Комплексный набор функций
• Бесплатный план для небольшой команды из пяти человек

Минусы

• Требуется время для ознакомления
• Пользователи хотят более быстрой и автоматизированной настройки проектов по умолчанию

Jira Work Management

Jira Work Management — это один из лучших инструментов управления проектами, который объединяет все бизнес-команды. Маркетинг, HR, финансы и другие отделы могут легко подключаться и сотрудничать с техническими командами с помощью этой платформы. Функции управления задачами в этом приложении для управления проектами позволяют пользователям всей организации планировать, отслеживать, управлять и выполнять задачи, включая повторяющиеся задачи. Это бесплатное приложение для 10 пользователей с возможностью масштабирования платных планов для больших команд. Jira Work Management позволяет пользователям создавать и управлять неограниченным количеством задач и проектов. Пользователи имеют доступ к нескольким видам, таким как список, временная шкала, календарь и доска для различных перспектив. Конструктор с функцией drag-and-drop позволяет пользователям создавать формы для стандартизации работы; правила автоматизации предлагают несколько действий на выбор. Другие возможности включают шаблоны, управление зависимостями, отчеты, информационные панели и интеграции.

Плюсы

• Автоматизация, экономящая время
• Несколько рабочих представлений
• Бесплатный план для небольшой команды

Минусы

• Представление календаря нуждается в улучшении
• Пользователи хотят более простой настройки отчетов и информационных панелей

Basecamp

Basecamp — это инструмент управления проектами с интегрированной функцией командного общения, который подходит для всех типов рабочей среды — особенно для удаленной работы. Он помогает компаниям, командам и отдельным людям организовывать задачи, быстро находить необходимую информацию и получать обновления о ходе проекта в режиме реального времени. Все участники могут сотрудничать с помощью специальных инструментов для планирования проектов, обмена файлами или обсуждения идей. Basecamp предлагает бизнес-план с фиксированной ежемесячной ценой, включающий все функции для неограниченного числа пользователей и неограниченного числа проектов. Также доступен бесплатный план для команды до 20 пользователей. Инструмент PM включает в себя список дел, расписание, документы и файлы, диаграммы и автоматические отчеты. Пользователи могут выбирать для общения доски объявлений, групповой чат и прямые сообщения.

Плюсы

• Бесперебойная связь и сотрудничество
• Настраиваемые уведомления
• Бесплатный тарифный план с базовыми функциями

Минусы

• Единый тарифный план не является идеальным для небольших команд
• Пользователи хотели бы иметь больше возможностей для перетаскивания пользовательского интерфейса

Kantata

Инструмент управления ресурсами и проектами Kantata (ранее Mavenlink) является идеальным решением для фирм, оказывающих профессиональные услуги. Он также помогает компаниям максимально эффективно использовать ресурсы по всем проектам. Интегрированные функции PSA позволяют пользователям быстро решать кадровые потребности, чтобы найти доступные ресурсы с нужными навыками и опытом. Kantata обеспечивает командам необходимый контроль над проектами и учетом. В ней есть управление ресурсами в режиме реального времени, управление навыками, представление портфеля проектов, визуальное управление задачами и учет рабочего времени. Программное обеспечение также имеет инструменты для бесперебойной совместной работы команды, учета проектов и анализа финансовых показателей в режиме реального времени.

Плюсы

• Интегрированный учет проектов и финансовое отслеживание
• Повышение прозрачности проекта
• Интеграция со сторонними компаниями

Минусы

• Нужны более простые рабочие процессы пользовательского интерфейса
• Отсутствие функции управления проблемами

Workzone

Workzone — это инструмент управления проектами с многофункциональным программным обеспечением, который легко использовать для решения всех типов реальных проектных задач. Он способствует прозрачности, поэтому пользователи могут легко представить, на каком этапе находятся проекты; все заинтересованные стороны могут запрашивать, делиться, просматривать и утверждать документы в режиме онлайн. Workzone позволяет пользователям управлять задачами, проектами и портфелями проектов. В нем есть интерактивные панели, которые позволяют пользователям быстро переключаться от общего обзора к деталям. В нем также есть списки дел, диаграммы Ганта, зависимости, учет времени, групповые календари и шаблоны. Другие функции включают оповещения о статусе, формы запросов, отчеты о рабочей нагрузке, разметку изображений и версионирование файлов.

Плюсы

• Управление задачами и составление графиков
• Отслеживание хода реализации проекта
• Отзывчивая поддержка

Минусы

• Периодические проблемы с маршрутизацией потока утверждений
• Пользователи хотели бы иметь более интуитивную навигацию

Freedcamp

Freedcamp предлагает набор инструментов управления проектами, которые предлагают командам полный список функций для успешного завершения любого проекта. Он имеет множество рабочих представлений, таких как список управления задачами, диаграмма Ганта, доска Канбан и календарь. Пользователи могут организовать свою работу в виде задач и подзадач, частных задач и этапов. Они также могут централизованно хранить и организовывать файлы проекта с поддержкой версий и комментариев. Freedcamp предлагает бесплатный тарифный план, который включает поддержку неограниченного количества проектов, задач, пользователей и хранилищ. Платные планы также доступны с расширенными возможностями, такими как отслеживание проблем, шаблоны, отчеты, вики, CRM и счета-фактуры. Другие возможности включают интеграцию со сторонними разработчиками, а также приложения для настольных и мобильных компьютеров.

Плюсы

• Интуитивно понятный пользовательский интерфейс
• Интеграция электронной почты
• Бесплатный план с основными функциями

Минусы

• Мобильные возможности отстают от веб-версии
• Пользователи хотели бы иметь лучшие цветовые схемы

Asana

Программное обеспечение для управления работой Asana позволяет управлять проектами и задачами в рамках всей организации. Она предоставляет командам организованное рабочее пространство, где они могут просматривать данные проекта, используя различные рабочие представления, такие как список, временная шкала и доска. Пользователи могут создавать и назначать задачи, строить планы, отслеживать ход проекта во времени, а также настраивать рабочие процессы. Asana бесплатна для команды до 15 человек. Этот универсальный инструмент управления проектами подходит для отслеживания ошибок и управления спринтами, а также для планирования и проведения кампаний, мероприятий и запуска продуктов. Приложение для управления проектами имеет встроенные функции обмена сообщениями, хранения файлов, построения рабочих процессов, неограниченное количество информационных панелей, пользовательские поля, формы, автоматизацию, мобильные приложения, портфолио, управление рабочей нагрузкой, утверждение и проверку.

Плюсы

• Организация проектов и управление задачами
• Комплексный набор функций
• Бесплатный план для отдельных лиц и команд

Минусы

• Необходима лучшая функциональность экспорта данных
• Пользователи хотели бы иметь больше руководств по эксплуатации и тематических исследований для максимального использования

Особенности программного обеспечения для управления проектами

Когда вы будете искать следующее решение для управления проектами, вы, скорее всего, выберете подходящий инструмент по предлагаемым им функциям. Подходящие функции для вашей команды будут зависеть от размера вашей команды, сложности проектов, которые вы выполняете, а также от того, в каких случаях вы будете использовать программное обеспечение.

Управление задачами

Функции программного обеспечения для управления задачами позволяют членам проектной команды создавать, обновлять и управлять ходом выполнения задач на протяжении всего проекта. Эта функция позволяет членам команды:

• Установите зависимости для задачи
• Создание и управление подзадачами из более крупных задач
• Установите задачу на повторение или повтор в указанное время или дату
• Назначение задач одному или нескольким людям
• Импорт списка задач из внешнего файла

Управление задачами необходимо в программном обеспечении для управления. Лучшее программное обеспечение для управления проектами предлагает визуальное управление задачами в виде досок Канбан, диаграмм Ганта, водопадных зависимостей и графиков падения. Эти инструменты дают визуальное представление о ходе проекта, которое зачастую легче понять, чем набор списков или элементов в электронной таблице.

Сотрудничество в команде

Инструменты совместной работы помогают решать сложные проблемы. Эти функции гарантируют, что все, кто видит задачу или часть проекта, могут комментировать, добавлять активы и отмечать изменения в том же интерфейсе, где хранится вся информация о проекте. Визуальное представление задач, обмен сообщениями, описание задач, функции нотации, возможность загрузки активов, теги, интеграция с электронной почтой, инструменты календаря и многое другое относятся к функциям совместной работы. Инструменты совместной работы позволяют проектным группам и заинтересованным сторонам:

• Обмен информацией
• Проводить обсуждения
• Отправить комментарии или одобрения
• Внести контекст в файлы проекта
• Прямые сообщения друг другу

Творческие команды могут вести несколько небольших проектов одновременно и могут использовать диаграммы Ганта и межкомандные согласования для поддержания потока работ, чтобы уложиться в сроки. Большие команды должны использовать инструменты совместной работы для поддержания проекта в актуальном состоянии, оповещения членов команды о крупных и мелких изменениях и централизации активов.

3 лучших рекомендации по программному обеспечению от Project-Management.com

Вспомогательная документация

Документация по поддержке программного обеспечения помогает новым и существующим членам команды устранить неполадки в программном обеспечении проекта и быстро научиться пользоваться инструментами. Документация и средства поддержки, сокращающие время обучения, включают:

• Статьи о службе поддержки
• Видеоролики поддержки
• Периодические образовательные вебинары
• Внутрипрограммные подсказки
• Чатботы
• Поддержка по электронной почте или телефону

Некоторые инструменты предлагают поддержку по электронной почте и телефону только для платных подписчиков, в то время как другие предлагают только онлайн-документацию или форумы клиентов для платных планов. Если вы считаете, что вашей команде потребуется индивидуальная поддержка, ищите инструменты с хорошими рейтингами поддержки.

Интеграция электронной почты

Функции электронной почты в лучшем программном обеспечении для управления проектами:

• Отправлять уведомления отдельным членам команды о состоянии их проектов
• Отправляйте оповещения о сроках выполнения, ключевых словах или изменениях статуса отдельным лицам или всей команде.
• Создание новых или обновление существующих задач по электронной почте
• Добавление комментариев, файлов или пользовательских меток к существующей задаче

Эта функция значительно повышает производительность, поскольку пользователь может управлять задачами и обновлениями из своего почтового ящика, не входя в систему. Отдельные участники также должны иметь возможность устанавливать ограничения на частоту и типы получаемых ими уведомлений по электронной почте.

Управление документами

Хорошее приложение для управления проектами предоставляет командам место для хранения и управления файлами непосредственно в инструменте или с помощью интегрированного стороннего решения. Функции управления документами, без которых не обойтись в программном обеспечении PM, следующие:

• Централизованное хранилище документов
• Возможность прикреплять документы к задачам
• Возможность прикреплять заметки и комментарии к загруженным документам
• Загрузка нескольких документов с помощью функции перетаскивания
• Организация документов в папках, проектах или пользовательских настройках
• Контроль версий
• Функции безопасности, позволяющие ограничить общий доступ к документам для небольшой команды, всего проекта или сторонних лиц.

Онлайн-приложение PM также предоставляет место в облачном хранилище или интегрируется со сторонним сервисом, который его предоставляет. Basecamp — полезное программное обеспечение для управления проектами, которое построено на централизованном проектном документе, а также предоставляет некоторые возможности загрузки активов.

Управление портфелем проектов

Большим командам, управляющим множеством параллельных сложных проектов, может потребоваться отслеживать каждый из этих проектов отдельно, сохраняя при этом возможность составлять отчеты и анализировать их ход. Программное обеспечение для управления портфелем проектов предоставляет компаниям интерфейс для ведения нескольких проектов в рамках одного или нескольких портфелей. Менеджеры проектов и заинтересованные стороны могут получить высокоуровневое представление о ходе реализации проекта, быстро определить узкие места и детализировать проблемные области каждого проекта. Эти инструменты также играют важную роль в распределении ресурсов команды и отслеживании расходов по нескольким проектам, так как они могут показать, где можно восполнить нехватку ресурсов за счет других лиц. Ключевой особенностью программного обеспечения для управления портфелем проектов является его способность к масштабированию. Эти инструменты могут управлять неограниченным количеством проектов со своими отдельными настройками и рабочими процессами, но при этом имеют достаточно мощные инструменты отчетности, чтобы дать представление на высшем уровне. Microsoft Project, Jira и Wrike предоставляют функции управления портфелем проектов.

Мобильное приложение

Сегодня работа переместилась с офисного стола в поле. Мобильный доступ через родные приложения для управления проектами помогает всем типам команд, и особенно полезен для распределенных или удаленных команд. Они обеспечивают привычный интерфейс и функциональность, поэтому пользователи могут наверстывать упущенное, отслеживать ход работы и отправлять сообщения своим коллегам, находясь в пути. Поставщики PM предлагают мобильные приложения на различных платформах и технологиях, таких как iOS, Android и HTML5.

Интеграция с третьими сторонами или API

Лучшее программное обеспечение для управления программами имеет надежное ядро функций PM, позволяющих пользователям эффективно управлять всем проектом. Оно также имеет множество интеграций напрямую или через API для функций и источников данных за пределами инструмента управления проектами. Гибкое решение может легко интегрироваться со многими лучшими программными сервисами управления проектами, используемыми сегодня компаниями, такими как Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce или Dropbox. Zoho Projects, Wrike, Asana и многие другие поставщики средств управления проектами предлагают множество интеграций для подключения ко многим другим типам бизнес-программ.

White Label, брендинг и пользовательские настройки

При использовании для внешних клиентов программное обеспечение для управления поможет командам с дополнительными функциями, такими как «белая этикетка», индивидуальный брендинг или настройка параметров. Эти функции часто привлекают агентства по продажам и маркетингу, а также глобальные или многонациональные корпорации, которые хотят адаптировать свой инструмент к языковым и культурным требованиям.

Отчетность

Программы управления проектами включают в себя функции отчетности, но в разной степени. Подумайте, насколько глубоки ваши потребности в отчетности и удовлетворяет ли рассматриваемое вами программное обеспечение для управления проектами этим потребностям. Еще одна функция, на которую следует обратить внимание, — это возможность экспорта данных проекта в сторонний инструмент бизнес-анализа, если он есть или планируется в вашей компании. Полезные функции отчетности могут отслеживать прогресс по срокам выполнения или типу задач, информировать заинтересованные стороны о распределении ресурсов, предоставлять список незавершенных задач, использовать теги для фильтрации данных и оценивать сроки выполнения.

Планирование

Инструмент PM с функцией планирования проектов способствует организации работы в больших, многочисленных и удаленных командах. Он позволяет пользователю устанавливать графики выполнения задач, создавать график проекта с вехами, определять зависимости и ресурсы. Для некоторых это необходимая функция управления проектами. Однако для организаций с простыми проектами, краткосрочными проектами, повторяющимися задачами или небольшими командами она может быть не столь важна.

Управление временем

Функции управления временем в приложении для управления проектами позволяют членам команды отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение независимых задач, позволяют руководителям проектов устанавливать идеальные временные цели для проекта, а также интегрируются с табелем учета рабочего времени или приложением для расчета заработной платы. Команды с долгосрочными проектами или регулярно нанимающие подрядчиков могут найти такой инструмент управления проектами особенно полезным. В вариантах проектного программного обеспечения, созданных для больших команд или отраслей с подрядчиками, эти функции могут также называться управлением ресурсами и включать функции отслеживания расходов.

Покупательские соображения

Малые предприятия

Малые предприятия, полагающиеся на электронные таблицы или доски, упускают возможность управлять своими проектами более эффективно. Они могут пользоваться преимуществами современных решений и при этом не выходить за рамки бюджета при тщательном планировании и продуманном выборе важных элементов при покупке доступного решения PM.

Подсчеты пользователей

Хотя может быть полезно, чтобы все члены команды имели доступ к программному обеспечению для управления проектами, во многих вариантах цена зависит от количества пользовательских мест. Компании могут определить основных сотрудников, которым необходим платный доступ, и тех, кто может сотрудничать бесплатно по другим каналам, таким как электронная почта или интеграция. Небольшие организации могут легко ввести остальных членов команды в курс дела с помощью отчетов, которые создаются без затрат.

Бесплатные или недорогие варианты

Хотя каждая компания хочет сэкономить на своем программном обеспечении, бесплатные планы и недорогие варианты особенно привлекательны для малых предприятий, которые работают в условиях ограниченного бюджета. Доступные платные планы имеют ограничения по количеству доступа или функций, поэтому важно планировать рост или расширение. Управление проектами с открытым исходным кодом может предоставлять бесплатный план или недорогой вариант, но эти инструменты часто не обеспечивают техническую поддержку или частые обновления, которые предоставляют платные инструменты SaaS.

Визуализации

Визуализации задач и проектов помогают командам видеть прогресс нескольких проектов, выполняемых одновременно. Эти инструменты могут помочь в управлении ходом реализации инициативы, но они также могут быть полезны для планирования проекта, предоставляя визуальную карту графика проекта. Будь то доска Канбан, диаграмма Гантта, диаграмма снижения сроков или другая пользовательская визуализация, эти инструменты дают представление о ходе проекта. Малые предприятия должны определить, какие данные или метрики важны для них, и убедиться, что выбранное ими решение PM может отображать их по умолчанию или позволяет настраивать их.

Средние предприятия

Растущие предприятия сталкиваются с различными проблемами, например, с задачей масштабирования потребностей своей компании. Решения по управлению проектами могут помочь таким компаниям составить карту предстоящих проектов, определить проектные процессы, устранить существующие неэффективности и улучшить общие результаты проекта.

Интеграции

Предприятия среднего бизнеса имеют тенденцию адаптировать большее количество решений с течением времени. Поэтому способность программного обеспечения для управления интегрироваться с этими существующими решениями играет большую роль. Решение-кандидат должно иметь встроенные соединения с приложениями, поддерживать вызовы API или включать функции webhook для автоматической передачи данных и ускорения процессов.

Отслеживание времени

Программное обеспечение для учета рабочего времени помогает командам отслеживать работу по контракту, часы сотрудников и оплачиваемое время, затраченное на проекты. Выбранный вами инструмент управления проектами должен включать функции, позволяющие привязать рабочее время непосредственно к отдельным задачам. Решение также должно иметь возможность подсчета часов по проектам или фильтрации часов для отдельных участников. Вам также следует обратить внимание на возможность подключения к системам бухгалтерского учета или расчета заработной платы посредством экспорта или прямой интеграции. Отчеты по учету рабочего времени полезны для построения плана проекта, поскольку они дают команде представление о том, сколько времени заняли предыдущие задачи. Это может дать менеджеру проекта и отдельным исполнителям больше контекста при назначении задач.

Отчетность и аналитика

Более крупные команды испытывают большую потребность в отслеживании и анализе ключевых данных проекта, поступающих из различных источников. Им необходимо программное обеспечение для управления проектами с механизмом отчетности и аналитики для отображения следующих показателей, помогающих успешно реализовывать проекты:

• Общее количество задач, поставленных перед проектом и отдельными членами команды
• Общее время, необходимое для выполнения задачи и общего завершения проекта
• Задачи по этапам выполнения
• Баллы, часы или другие метрики для указания веса задачи и проекта

Отчетность и аналитика также могут быть полезны, чтобы помочь команде сравнить успешные проекты и понять, где они могут оптимизировать свои процессы в будущем. Многие команды используют аналитику управленческого программного обеспечения при проведении ретроспектив и для планирования проектов.

Предприятие

Крупные компании располагают финансовыми и инфраструктурными ресурсами для внедрения решений корпоративного масштаба. Им необходимо найти подходящий инструмент управления проектами, который позволит максимально эффективно использовать их ресурсы, а также получить представление об огромном количестве данных, обеспечивая при этом их безопасность.

Интеграции

Корпоративные предприятия процветают благодаря автоматизации и подключенным приложениям. Независимо от того, является ли ваш инструмент управления проектами частью ERP-системы или системы управления бизнес-процессами (BPM) или существует как отдельное решение, интеграция необходима. API-соединения и встроенные плагины обеспечивают быстрое поступление ключевой информации в программное обеспечение проекта и передачу показателей отчетности в нужные системы.

Отчетность и аналитика

Функции отчетности и аналитики в корпоративных инструментах управления проектами играют жизненно важную роль для того, чтобы программное обеспечение было широко полезным. Эти функции показывают узкие места в процессе или другие показатели необходимой эффективности. Они помогают команде построить план будущего проекта на основе реальных данных предыдущих проектов и обеспечивают аргументированную оценку субъективных показателей. Корпоративным компаниям необходимо проверить, может ли их инструмент бизнес-анализа легко интегрироваться, импортировать данные напрямую или совместим ли он с форматом экспорта их решения для управления проектами.

Пользовательские элементы управления

Безопасность и сохранность данных должны быть важны для компаний любого размера, но корпоративным компаниям необходим контроль пользователей для эффективного управления доступом к данным. Корпоративные компании, которые ищут следующее решение для управления проектами, должны тщательно проанализировать, как инструменты предоставляют административные полномочия для доступа к проектам, количество доступных мест для пользователей и гранулированный доступ к возможностям и задачам.

3 лучших рекомендации по программному обеспечению

Компании должны тщательно планировать внедрение нового программного обеспечения для управления проектами на предприятии. Ответственный менеджер проекта должен заручиться поддержкой основных заинтересованных сторон — от руководителей высшего звена до конечных пользователей проектной группы. Менеджеры проектов должны составить график, в котором будет выделено время на обучение работе с программным обеспечением проекта, прежде чем браться за крупный проект. Таким образом, каждый проект будет настроен должным образом. Будьте готовы иметь вспомогательные документы и некоторые учебные материалы, чтобы людям не пришлось тратить много времени на изучение этих программ управления проектами и они могли быстро вернуться к своей обычной работе.