Что такое управление проектами и каковы его основные цели?

Это вопрос, который волнует каждый бизнес с тех пор, как несколько руководителей впервые собрались вместе и сказали: «Эй, давайте что-нибудь сделаем». Что такое управление проектами и каковы его основные цели? В этой статье мы постараемся ответить на этот главный вопрос и подвопросы. Также для вас будут разъяснены многие концепции и компоненты управления проектами.  Наконец, мы расскажем немного о программном обеспечении, о том, на что способны эти инструменты PM, и о том, действительно ли вам нужны решения для управления проектами в цифровом формате.

Что такое управление проектами? Наше определение

Итак, вы хотели бы получить четкое и в то же время исчерпывающее определение управления проектами, верно? Что ж, вот оно. Во-первых, проект можно определить как попытку выполнить набор задач, которые в совокупности достигают единых целей проекта. Поскольку проекты имеют начало и планируемое завершение, они ограничены во времени. Другими словами, проект — это преходящее начинание. Но чтобы не ограничиваться тем, что такое проект, а говорить о смысле управления проектами, нам необходимо объяснить «управленческую» часть этого важного бизнес-процесса. Управление проектами рассказывает о том, как формируются проектные команды, при этом все члены проектной команды получают ряд заданий в рамках большого плана проекта. Кроме того, в плане проекта указывается тип проекта, а в плане управления проектом — методология управления проектом, которую будут использовать члены команды. Планы управления проектами должны четко определять весь жизненный цикл проекта, включая требования к проекту, рамки проекта и инструменты управления проектом. Составление графика проекта с указанием сроков и основных этапов — еще один важнейший аспект управления проектом.  В конечном счете, хорошее планирование управления проектами — это сочетание ежедневного выполнения задач и проектов, выполняемых индивидуально или в команде, руководствующихся четкими целями проекта и направленных на его успех.

Руководство по управлению проектами: основы управления проектами, которые вам необходимо знать

В этом разделе мы рассмотрим основы управления проектами. Теперь, когда у вас есть рабочее определение PM и его различных терминов, мы готовы вести вас дальше по этой очень подробной статье руководства по управлению проектами. Некоторые из вопросов нашего руководства по управлению проектами будут следующими: Что именно является проектом в управлении проектами? Какова цель или задача управления проектами? Из каких различных компонентов состоит управление проектами? Каковы некоторые концепции управления проектами? И, наконец, мы добавим немного текста о программном обеспечении, используемом для управления проектами.  Мы также затронем некоторые популярные виды управления проектами, а также обсудим Институт управления проектами, или PMI, как его иногда называют.  

Что такое проект в управлении проектами?

Это может показаться очевидным вопросом, но нет вопросов, не заслуживающих небольшого пояснения. Итак, начнем.  Что такое проект, особенно тот, который является частью процесса управления проектами? В управлении проектами проект — это цель по завершению чего-либо. Это нечто, что должно быть завершено, иногда называют результатом. Результатом может быть новый продукт, приложение или цифровой инструмент, что является наиболее распространенным случаем использования PM для разработки программного обеспечения.  В проекте обычно есть результаты, предназначенные для клиента или заказчика, хотя они также могут быть предназначены для внутреннего использования компанией или предприятием. Другими формами результатов могут быть онлайн-контент, например, статьи в блогах или видеоуроки, или даже создание материального блага, например, нового товара.  Наконец, проект может быть личной серией задач, например, для улучшения здоровья или статуса, освоения нового навыка, отказа от вредной привычки или изменения жизни.

Проект обычно состоит из нескольких задач. Некоторые из этих задач относятся к категории так называемых зависимостей. Зависимые задачи — это задачи, выполнение которых зависит друг от друга, причем часто в последовательном порядке.  Например, вы не можете начать верстку журнальной статьи до того, как текст и иллюстрации будут утверждены и зафиксированы. В проектах также обычно участвуют члены команды, работающие вместе. Для того чтобы все было организовано, конкретным членам команды назначаются конкретные задачи, исходя из их навыков управления проектами, опыта или просто доступности.  В проектах также часто назначаются роли управления проектами для членов команды, и иногда эти роли могут быть сертифицированы PMI, как, например, роль профессионала управления проектами или PMP. PMP обычно участвуют только в крупномасштабных проектах больших компаний.  Небольшие компании могут назначать роли управления проектами без необходимости сертификации управления проектами.  Заинтересованным сторонам также иногда отводится определенная роль в бизнес-кейсе управления проектом. Они реже используются для мониторинга и отслеживания хода проекта в режиме реального времени, а скорее для того, чтобы иметь возможность проверять этапы и планирование.

Какова цель управления проектами?

После прочтения вышеприведенного раздела вам может показаться, что вы уже поняли суть того, что такое управление проектами. Но мы должны углубиться и посмотреть на управленческую сторону управления проектами. Одна из первых вещей, о которых мы должны говорить, когда мы говорим об управлении проектами, — это закупка ресурсов. PM — это одна из форм управления ресурсами. Он помогает командам планировать все необходимое для успешного завершения проекта прямо на этапе его инициации.  Сюда входят время, деньги, материалы, рабочая сила, пространство и т.д. Поэтому одной из целей PM является качественное управление ресурсами. Следующая цель, когда мы говорим об управлении проектами, заключается в том, что это полезная система для управления рисками. Приступая к новому проекту, всегда существуют риски в виде ошибок, плохого планирования, неожиданного развития событий, нехватки ресурсов, отсутствия членов команды и т. д.  Чем больше планирования проекта входит в его выполнение, тем больше команда может быть готова к этим проблемам и снизить как можно больше рисков.

Каковы компоненты управления проектами?

Что же включает в себя управление проектами на повседневном операционном уровне? Существует множество способов разделить различные компоненты управления проектами, которые мы рассмотрим здесь.  Обратите внимание, что здесь важно видеть различие между компонентами и концепциями. Последние будут обсуждаться в следующем разделе.  Вот некоторые объяснения основных компонентов управления проектами, представленные вместе с практическими примерами:

Планирование проекта с примерами использования. Как уже говорилось выше, планирование проекта является одним из первых и основных компонентов управления проектом. Именно так команда получает возможность увидеть весь объем проекта с момента его начала и до завершения. Первоначальное планирование работ, задач, ролей и ресурсов может занять некоторое время, но это сэкономит время вашей команды в долгосрочной перспективе. Некоторые примеры планирования проекта:

• Зависимости задач
• Роли и разрешения
• Фазы и итерации
• Краткосрочные и долгосрочные этапы и цели

Проектное сотрудничество и коммуникация с примерами использования. После того как руководители проекта и лидеры команд разработали надежный план проекта, необходимо обеспечить хорошее взаимодействие и сотрудничество в команде. Каждый должен знать свои роли и задачи, а также то, к кому обращаться в случае возникновения проблем или необходимости помощи.  Регулярные собрания по обновлению проекта или отличное коммуникационное программное обеспечение являются важной частью этого компонента PM. Некоторые примеры сотрудничества и общения в рамках проекта:

• Общий почтовый ящик
• Руководители групп
• Ежедневные совещания или совещания в режиме ожидания

Анализ рисков с примерами использования. Планирование управления проектами — это, в основном, заблаговременное планирование, чтобы свести к минимуму все неизвестные моменты, когда вы будете продвигаться вперед к соревнованию по проекту.  Конечно, в реальной жизни не всегда все идет по плану. Именно поэтому управление рисками является одним из компонентов управления проектами, давая вашей команде достаточно свободы действий или возможностей, чтобы справиться с трудностями, чтобы весь проект не пошел под откос из-за одной небольшой неудачи. Некоторые примеры управления рисками ПМ:

• Идентификация рисков
• Анализ рисков
• Разработка предложений, тестирование и внедрение мер по снижению рисков
• Отслеживание рисков

Решение проблем с помощью примеров использования. На многих этапах проекта вы и ваша команда можете столкнуться с новой серией задач и проблем. Это отличается от управления рисками, где у вас есть резервные планы для известных проблем.  Решение проблем как часть управления проектами — это то, как команды справляются с неожиданными проблемами. Отличное управление проектами не фиксирует набор задач и обязанностей каждого, чтобы не затормозить проект, когда ситуация принимает незапланированный оборот.  Некоторые примеры решения проблем в рамках ПМ:

• Подготовка к Agile
• Итеративные подходы
• Тестирование и обратная связь

Контроль качества с примерами использования. Как уже говорилось выше, управление проектами — это прекрасный способ убедиться в том, что качество всего, что вы производите, соответствует стандартам, заложенным в первоначальном плане проекта.  Это особенно актуально на различных этапах проекта, когда каждая итерация продукта или программы может быть опробована и протестирована. Иногда, в зависимости от проекта, эти итерации могут превратиться в результаты, которые внешние заинтересованные стороны смогут проанализировать самостоятельно. Некоторые примеры контроля качества ПМ:

• Итеративные результаты
• Обратная связь с заинтересованными сторонами
• Пробы и ошибки

Управление изменениями с примерами использования. Управление изменениями — один из менее воспетых героев PM. Никогда не знаешь, откуда может прийти изменение, и в какой-то момент в проекте они часто исходят от внешних заинтересованных сторон, что означает, что у команды очень мало возможностей спорить об изменениях.  Способность оставаться гибким, бережливым и адаптивным к изменениям — это то, что вписано в самое сердце самых тщательных методологий PM. Этот компонент помогает перепланировать временные рамки, роли, ресурсы и другие компоненты без нарушения всего хода проекта. Некоторые примеры управления изменениями в PM:

• Новые временные рамки и сроки
• Сокращение бюджета
• Нехватка персонала
• Модификации клиента

Концепции управления проектами

Для тех, кто не очень хорошо ориентируется в широком мире управления проектами, многие теории и концепции управления проектами сложны для понимания.  Иногда кажется, что это просто множество отраслевых терминов и жаргона. Однако четкое знание концепций и их значений может помочь вашей команде оптимизировать управление проектами и особенно командную работу, необходимую для того, чтобы выполнить проект как профессионалы. Вот несколько определений концепции управления проектами:

Уставы проектов с примерами использования. Устав проекта может иметь множество других названий, включая рамки проекта, миссию проекта, заявление проекта, изложение миссии проекта, определение проекта или суть проекта.  По сути, это четкое и конкретное изложение целей и задач проекта, а также основных методов и инструментов, которые команда будет использовать для их достижения.  Это не только излагает все для ваших клиентов, если они являются заинтересованными сторонами или спонсорами проекта, но и обеспечивает лучшие внутренние рабочие процессы между отдельными лицами, командами и отделами. Можно также использовать шаблоны устава проекта, подробнее об этом ниже.  Вот гипотетический пример устава проекта: Создание маркетинговой кампании для повышения узнаваемости бренда на 25% в социальных сетях с небольшой командой копирайтеров и дизайнеров с бюджетом $5 000 в течение двух месяцев. Используйте A/B-тестирование и проводите итерации каждые две недели.

Фазы и итерации проекта с примерами использования. Не все проекты представляют собой прямую линию от дня старта до вечеринки по окончании проекта. Одним из наиболее распространенных способов планирования проектов является разбиение их на большие фазы.  Идея планирования на основе фаз заключается в том, чтобы учесть сильную зависимость между этапами проекта. Это нужно для ситуаций, когда ни один человек или член команды не может продолжать продвигаться вперед, пока все остальные отделы не догонят его. В некотором смысле это противоположно более гибким методам управления проектами, хотя в некоторых областях они могут пересекаться. Кроме того, когда план проекта предусматривает регулярные итерации, всегда полезно использовать фазы для завершения итерации, ее тестирования и планирования того, что потребуется для следующей итерации.  Примеры управления проектами на основе фаз включают метод водопада. Он представляет собой каскадную серию задач и действий, где каждый должен в конце концов дойти до определенных скал, собраться там для обратной связи и дальнейшего планирования, а затем начать переходить к следующей фазе все вместе.  Другими примерами являются PRINCE2, управление проектами по критической цепи и метод критического пути.

Управление проектами Agile с примерами использования. Что такое agile PM, спросите вы? Это не столько конкретная методология управления проектами, сколько философия PM. В ней подчеркивается минимальное планирование и малая численность персонала и ресурсов, чтобы оставаться гибким к изменениям.  Часто в agile PM стараются минимизировать зависимость от задач, а также зависимость от общих этапов, как это происходит при водопадном методе. Это позволяет отдельным людям и командам работать совершенно независимо друг от друга.  Существует множество отличных инструментов agile, главным из которых является доска Kanban, позволяющая людям брать нужные задачи, когда они готовы, и выполнять их по очереди.  Примеры гибкого управления проектами встречаются повсюду. В производстве, например, особое внимание уделяется поддержанию небольшого запаса только того, что вам нужно, освобождая расходы на складирование, и максимальному использованию аутсорсинга, освобождая бюджет от затрат на переменный труд.  Работа по управлению проектами в сфере программного обеспечения, например, выигрывает от применения agile-методов, особенно при исправлении ошибок и отслеживании проблем.

Управление проектами по Scrum с примерами использования. Методология Scrum — еще одна очень распространенная форма гибкого управления проектами. Это отличный метод для управления сложными продуктами, то есть с большим количеством движущихся частей и подразделений.  Это достигается за счет планирования проектов в так называемых спринтах, которые представляют собой наборы задач продолжительностью от двух до четырех недель.  Это дает определенную независимость отдельным людям и отделам, но также гарантирует, что они никогда не отклонятся слишком далеко, и межведомственные разногласия не расширятся слишком сильно.  Scrum также использует ежедневные совещания, которые представляют собой очень короткие встречи, на которых каждый человек или отдел быстро рассказывает: 1) что они сделали за день, 2) каковы их цели на этот день, 3) какие препятствия они ожидают и как они планируют их преодолеть. Примеры Scrum в основном встречаются в разработке программного обеспечения: от отслеживания проблем до проектирования веб-сайтов и создания приложений и т.д. Другие доски Scrum иногда могут выглядеть как немного более подробные версии досок Kanban, то есть: доска отставания, доска в процессе работы и доска завершенности.

Диаграммы Ганта в управлении проектами с примерами использования. Всемогущая диаграмма Ганта — одна из наиболее часто встречающихся диаграмм в управлении проектами, особенно когда речь идет о планировании графиков и сроков. Она представляет собой горизонтальную столбчатую диаграмму.  По оси вверх обычно перечисляются задачи и этапы, которые горизонтально растягиваются по боковой оси, определяя время как количественные показатели (количество дней, недель) или, как правило, даты. Цветовая кодировка для полос задач очень удобна для отображения других вещей, таких как отделы, приоритеты или зависимости.  Отличная программа Ганта также может обновлять эти диаграммы в режиме реального времени по мере изменения расписания. Вы также можете использовать плавательные дорожки, которые группируют задачи, разделяют их или объединяют по мере развития проекта. Диаграммы Ганта очень часто используются на ранних стадиях планирования проекта.  В качестве примера диаграммы Ганта можно привести открытие магазина печенья. Сверху вниз на диаграмме будут перечислены такие пункты, как: испечь вкусное печенье, отнести печенье в банк для получения кредита, найти помещение, сделать ремонт, нанять персонал, провести рекламную кампанию.  В этом случае вы бы четко увидели, какие задачи сгруппированы или последовательно зависят друг от друга, например, вы не можете начать ремонт, не найдя помещения.   

Шаблоны управления проектами с примерами использования. Идет ли речь об управлении проектами или о многих других концепциях бизнес-процессов, шаблоны имеют большое значение. Они представляют собой заранее разработанные активы, которые можно использовать в качестве диаграмм управления проектами.  Шаблоны часто начинаются с простых досок Канбан, диаграмм Ганта, планирования бюджета и управления ресурсами. Многие из наших самых распространенных рабочих программ включают бесплатные базовые шаблоны PM, например, Microsoft Word или Excel. Кроме того, многие CRM имеют бесплатные шаблоны управления проектами. Некоторые примеры шаблонов управления проектами включают цели проекта и доски видения, которые определяют приоритетность этапов и прогнозирование, шаблон ввода в должность нового сотрудника, шаблон водопадного плана проекта по фазам или шаблон пошаговой временной шкалы.  Можно найти шаблон зависимости задач, который позволяет с первого взгляда легко понять визуализацию групп, связанных с задачами, порядок задач и приоритет задач. Или, наконец, шаблон управления программой, позволяющий суперменеджерам контролировать ход выполнения многих проектов.

Рабочие процессы управления проектами с примерами использования. Рабочие процессы и автоматизация полезны при управлении любым рабочим процессом, а при управлении проектами — тем более.  Они работают как серия автоматизированных шагов, которые выполняются на основе триггеров и действий. Основная цель — автоматизировать то, что в основном является надоедливыми административными задачами, связанными с кликаньем мышкой, что очень полезно для команды. Вы можете создать свои собственные рабочие процессы, часто используя логику «когда это, тогда то». Примеров рабочих процессов управления проектами множество. Вы можете автоматизировать уведомления для всех членов команды, когда каждый завершает все свои задачи в рамках одного этапа. Вы можете автоматизировать такие вещи, как утверждение бюджета, планирование ресурсов и даже составление расписания. Еще одним хорошим примером рабочего процесса управления проектами может быть отправка отчетов по проекту всем заинтересованным сторонам или учет посещаемости на собраниях. Наконец, есть несколько хороших вариантов использования рабочих процессов PM, когда речь идет о реагировании на инциденты.

PMBOK с примерами использования. Свод знаний по управлению проектами, иначе называемый PMBOK, или произносится как «пимбок», — это своего рода священная библия мудрости, руководств, правил, методов, стандартов и советов по управлению проектами. Он был создан авторитетным Институтом управления проектами (PMI), тем самым маяком лучшей деловой практики, который также предлагает сертификацию управления проектами (PMP, CAPM и т.д.). Знания, содержащиеся в PMBOK, лучше всего подходят для таких методологий управления проектами, как структура разбивки работ (WBS), метод водопада и метод критического пути (CPM). Некоторые примеры рекомендаций PMBOK включают разбиение проекта, прежде всего, на три общие категории: 1) какие планы, документы и проекты вам нужны, 2) инструменты и методы, которые вы будете использовать, и 3) какие результаты вы получите в результате объединения 1 и 2.  Другой пример PMBOK показывает пять процессов линейного PM, а именно: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. PMBOK также определяет области знаний, некоторые из которых включают объем, стоимость, качество, ресурсы, риски, коммуникации и взаимодействие с заинтересованными сторонами.

Заметка об основах программного обеспечения для управления проектами

Управление проектами компании зависит от многих вещей и может быть полным идиосинкразий. Тем не менее, внедрение программного решения — это то, о чем каждый бизнес должен серьезно задуматься. Некоторые из лучших инструментов управления проектами действительно делают все от А до Я в жизненном цикле проекта, или от планирования и начала проекта до его выполнения и сдачи. В некоторых случаях популярные SaaS-решения для бизнеса создают свои собственные версии этих инструментов. Например, существуют Zoho Projects, Microsoft Projects и HubSpot Projects, который является частью Marketing Hub. В других случаях существуют отличные решения, которые являются специализированными приложениями для управления проектами. Среди наиболее популярных — Trello от Atlassian для Kanban-досок и Jira для отслеживания ошибок. Teamwork отлично подходит для совместной работы и общения, а LiquidPlanner отлично справляется с планированием сроков и расписаний. Wrike, Asana и Monday.com также являются хорошими вариантами, многие из которых предлагают бесплатные пробные версии или даже бесплатные версии своих инструментов управления проектами. 

Наконец, существуют решения по управлению проектами для конкретных отраслей и вертикалей. Например, в настоящее время существует огромное количество качественного программного обеспечения для управления строительными проектами, о котором вы можете прочитать на нашем сайте. Некоторые крупные имена включают Procore, CoConstruct, Buildertrend, eSUB и PlanSwift. Приложения для управления проектами, безусловно, превосходят старый метод с ручкой и бумагой. Трудно привести доводы в пользу аналога, когда есть такие вещи, как автоматизированные рабочие процессы, шаблоны проектов, виртуальные доски, общие почтовые ящики и/или аналитика и отчетность в режиме реального времени.  Кроме того, есть возможность добавлять заметки к проектам, задачам и действиям и @mention товарищей по команде, а также загружать контент и документы в общий менеджер документов. Список можно продолжать и продолжать. Вопрос о том, подходит ли вам такое программное обеспечение, на самом деле является неправильным. Правильный вопрос заключается в следующем: что именно вам подходит? Поскольку существует множество вариантов, необходимо немного подумать.

Спросите себя, сколько вы хотите потратить? Насколько велика команда людей, использующих программное обеспечение? Какие конкретные потребности у вас есть для вашего проекта, целей, бизнеса или отрасли?  Как только вы это выясните, вы будете готовы приступить к просмотру и покупке программного обеспечения для управления проектами, которое идеально подходит для вашей работы.

Что такое управление проектами и каковы его основные цели?

Это была чертовски интересная статья об определении и объяснении управления проектами, согласитесь? Поэтому в следующий раз, когда вы будете говорить об управлении проектами, или об управлении проектами MGMT, как некоторые любят писать, просто вспомните, откуда вы получили все это замечательное образование в области управления проектами. Напоследок о том, каковы основные цели управления проектами, можно сказать следующее: Управление проектами помогает с самого начала спланировать лучшие способы управления командой, деньгами, ресурсами и сроками, чтобы выполнить ряд задач и завершить этапы.  PM поможет вам сделать это быстрее, более организованно и с большей способностью реагировать на изменения, риски и неопределенности. Это поможет вам пройти жизненный цикл управления проектом более эффективно и результативно.  Одним словом, использование инструментов управления проектами сэкономит время и деньги. Кроме того, это позволит вашим командам и сотрудникам лучше выполнять свою работу и достигать поставленных целей.  И все это, как говорится, хорошо.

Дополнительная помощь и информация по управлению проектами

Понимание управления проектами — это процесс. Изучение того, как управление проектами работает для ваших целей, займет некоторое время.  Мы надеемся, что эта статья помогла вам на этом пути, но мы знаем, что вам еще многое предстоит узнать. Вот некоторые ресурсы, которые могут оказаться вам полезными:

• Институт управления проектами: Ведущая мировая организация по управлению проектами, предлагающая бесплатные онлайн-ресурсы, а также программы сертификации, включая Project Management Professional (PMP) и Agile Scrum Master.
• Академия управления проектами: Центр подготовки к сертификации и обучения навыкам с бесплатными онлайн-ресурсами.
• Обучение управлению проектами и лидерству в проектах от LinkedIn: Обучение управлению проектами от LinkedIn (бесплатная пробная версия платных курсов на один месяц).
• Coursera: Курсы по управлению проектами: Coursera предлагает широкий спектр бесплатных учебных курсов по управлению проектами.
• Сертификат Корнельского университета по управлению проектами: Школа Лиги плюща, предлагающая курсы, дающие право на получение кредитов PDU, которые могут быть перенесены на сертификацию PMP, с фирменным сертификатом Cornell.