Уроки по работе в CRM

Если вам нужно работать с вашими данными с разных устройств (например, на рабочем ПК и домашнем ноутбуке), то самое простое – скопировать файл базы данных (файл, где хранятся все ваши Компании, Контакты и Дела) в облако (например, Dropbox) и подключиться к нему из CRM. В примере ниже видно, что база данных находится на облачном хранилище Dropbox и этот сервис уже отвечает за синхронизацию данных между разными устройствами. Некоторые наши пользователи уже так работают. Далее вы подключаетесь к этой базе из меню Настроек. Облачный сервис самостоятельно синхронизирует файл базы данных между разными устройствами и фактически вы работаете всегда с последней версией базы.        

В отличии от облачных CRM, мы храним все ваши данные локально в файле базы данных (имеет расширение .db). Что значит локально? Файл хранится на вашем ПК или ноутбуке и содержит в себе все ваши Компании, Контакты и Дела. Вы можете скопировать файл базы данных на другой диск, послать по почте и т.п. Мы считаем, что риск потерять данные в таком сценарии использования просто мизерный. Вы всегда можете экспортировать всю вашу информацию в файл Excel.

Некоторые антивирусы очень “не любят”, когда пользователи скачивают файлы с расширением .exe (исполняемый файл) из сети Интернет и пытаются предотвратить попадание вирусов на ваш ПК. Мы гарантируем, что если вы скачиваете дистрибутивы CRM с нашего официального сайта (для России https://offlinecrm.ru или с английской версии сайта https://offlinecrm.com) то в них не будет компьютерных вирусов (троянов, шифровальщиков и т.п.), т.к. мы проверяем файлы перед каждым обновлением. Мы участник программы Kaspersky AllowList и каждая версия CRM проверяется независимо на наличие вирусов.

На операционных системах Microsoft Windows вы можете увидеть следующее предупреждение. Вы можете проверить издателя (это наше юридическое лицо) и разрешить установку без опасений. Мы не воруем ваши данные и никуда не передаем информацию, которую вы заносите в CRM, т.к. очень дорожим своей репутацией.

Нет. В нашей бесплатной CRM нет вирусов, троянов, закладок и т.п. Мы не собираем и не передаем в Интернет вашу информацию: контакты, дела, компании – все хранится только локально. Все что делает CRM – регулярно (при каждом запуске) проверяет наличие обновлений (сами обновления находятся на сайте https://offlinecrm.com, сервер расположен в Германии на хостинге Hetzner – оттуда клиенты по всему миру скачивают обновления и новые версии). Мы собираем полностью анонимную статистику по использованию.

Наша CRM полностью автономная и не требует наличия серверов, администрирования и т.п., вы сами ее скачиваете и устанавливаете на своем ПК (или ноутбуке). Мы подумали, что лучше если будет много пользователей и какая-то часть из них захочет получить дополнительный функционал за деньги (совсем не большие, отметим). Иными словами, мы хотим сделать массовый продукт, рассчитывая на то, что часть людей захочет получить расширенные функции и купит платную версию.

Добавим, CRM была и будет бесплатной пока мы развиваем этот бизнес. Платная версия разумеется будет, но скорее всего в ней будет дополнительный функционал, который отсутствует в бесплатной версии.

Мы сделали полностью автономную и бесплатную CRM, которую вы можете установить на свой ноутбук (ПК) под управлением операционных систем Microsoft Windows & Apple MacOS и работать без доступа в Интернет. CRM подойдет самозанятым, фрилансерам и микро-бизнесу, где нет явно необходимости в коллективной работе. Иными словами – это продукт для личного повышения эффективности.

Мы настоятельно рекомендуем использовать 64-х разрядную версию операционной системы Microsoft Windows. Разницу между 32-х разрядной версией и 64-х разрядной можно прочитать по этой ссылке. Там же написан простой способ узнать версию вашей операционной системы.

1. После определения вашей операционной системы и скачивания бесплатной CRM необходимо открыть загруженный файл.

2. При открытии файла выберите в настройках установки для каких пользователей предоставить доступ к бесплатной CRM и нажмите “Далее”.

3. После этого выберите путь установки бесплатной CRM на ваш компьютер и нажмите кнопку “Установить”.

4. Далее дождитесь копирования и установки файлов программы.

5. Установка завершена. Вы можете запустить бесплатную CRM, оставив галочку “Запустить OfflineCRM” активной и нажав кнопку “Готово”.

6. После выполнения всех действий Вы можете начать пользоваться бесплатной CRM.

 

1. При установке бесплатной CRM на операционную систему Apple MacOS очень важно разрешить доступ к файлам и папкам, чтобы программа могла сохранять данные. Обратите внимание, что мы рекомендуем использовать версию Apple MacOS 10.10 и выше.

2. После скачивания файла дистрибутива бесплатной CRM переместите его в папку Application (Программы):

3. Далее дождитесь копирования и установки файлов программы:

4. В случае, если Ваши настройки безопасности запрещают установку приложений не из AppStore или непроверенных источников, то необходимо разрешить установку через Настройки / Защита и Безопасность (Security & Privacy). Разрешение установки производится в этом разделе нажатием на Open Anyway:

5. После нажатия на Open Anyway откроется окно, где необходимо нажать Open для запуска CRM.

6. После выполнения всех действий Вы можете начать пользоваться бесплатной CRM.

Чтобы установить нашу CRM на ваш компьютер (или ноутбук) вам нужно вначале выбрать подходящую операционную систему (Windows или MacOS) и скачать инсталлятор с этого сайта. Если вы выбрали бесплатную версию CRM, то вам соответственно ничего платить не нужно будет сейчас или в будущем. Добавляйте выбранную CRM в корзину, оформляйте заказ (даже если вы выбрали бесплатную версию) и вам на почту придет ссылка на инстяллятор. После запуска инсталлятора начнется сам процесс установки, который может продлиться пару минут. Пожалуйста, не прерывайте его. Инсталлятор самостоятельно скачает нужные файлы и установит выбранную версию CRM на ваш компьютер. После процесса установки доступ в Интернет для работы CRM уже будет не нужен. Мы советуем скопировать файл базы данных в любое облако, чтобы у вас была возможность работы с разных устройств.

 

 

Вы можете создать сколько угодно локальных баз данных. В этом случае вся ваша информация (контакты, заметки, задачи и т.п.) будет храниться локально в этих базах данных. Сама база данных – это файл, который может быть скопирован в любое место или находиться на вашем ПК. При первой установке бесплатной CRM база данных создается автоматически. Обратите внимание, что при создании локальной базы вам нужно выбрать ее тип SQLite (local). SQLite — это быстрая и легкая встраиваемая однофайловая база данных, которая не имеет сервера и позволяет хранить всю базу локально на одном устройстве. Вы далее можете скопировать файл базы данных в любое место и продолжить работу с ней.

 

Напомним, что у вас может быть множество баз данных (локальных или внешних), в которых множество наборов (data set). Это позволяет вам удобно вести свои дела и группировать для удобства.

Наборы позволяют структурировать ваши контакты, компании и дела. Это самый простой и наглядный способ разделить информацию между вашими разными направлениями деятельности. При этом, все данные хранятся в одной базе данных, но не пересекаются друг с другом. Например, у вас может быть наборы «ДОМ» и «РАБОТА», которые будут полностью изолированы друг от друга, но все данные по обоим наборам будут храниться в одной базе данных, которую можно скопировать куда- угодно.

Посмотрите короткий урок, как можно создать новый набор.

Все ваши контакты, компании и дела хранятся в базе данных. Это просто файл на вашем ПК. И таких файлов (баз) может быть множество. Мы реализовали возможность быстрого переключения между базами прямо из программы. Например, одна база может быть «Личные дела», другая — «Рабочая». Информация в этих двух базах никак между собой не пересекается. База — это специальный файл, как показано на изображении ниже. Их может быть бесконечное множество и эти файлы можно копировать, удалять, посылать по почте и т.п. Посмотрите, как можно быстро переключаться между базами. При этом, часть баз может быть локальными (находиться у вас на ПК), либо быть внешними SQL- базами для совместной работы.

Если вам нужно найти информацию внутри ваших Дел, Контактов или Компаний воспользуйтесь глобальным поиском в CRM. Мы сделали его настолько простым, что много объяснять не нужно – введите ключевое слово и система моментально найдет его вхождение во всех ваших записях в CRM. Кликните по результату и вы перейдете к нужному для работы документы.

Как

Вы можете прикреплять заметки к вашим Контактам, Компаниям или Делам (задачам), чтобы дополнить их нужной вам информацией (заметка – это обычный текст, который можно форматировать). Посмотрите, как просто это делается. Выбираете Дело и добавляете в произвольном формате комментарии.

Мы сделали возможность быстро фильтровать ваши дела по приоритетам. Посмотрите пример ниже. Меняем просроченную дату Дела на актуальную и добавляем комментарии.

Чтобы экспортировать данные из бесплатной CRM вам нужно открыть свойства Набора (левая колонка) и далее выбрать опцию “Экспорт в Excel”. Система запишет все ваши данные из Набора (Контакты, Компании и Дела) в один файл Excel.

В результате вы можете быть уверенными, что ваша информация никогда не пропадет (даже если нет возможности работать с данными в нашей CRM).

 

Вы можете удалить любую занесенную в CRM информацию. Это так просто, что лучше вам посмотреть пример ниже, чем нам долго писать. Справа есть пункт меню “…” – просто кликните на него и далее “Удалить”. Все 🙂

Вы можете добавить к вашим записям в бесплатной CRM любые файлы, например, документ Microsoft Word (предположим, договор) или изображение. Все добавленные файлы будут сохранятся в единой базе данных CRM. Если вы скопируете файл базы CRM в другое место, все ваши приложенные файлы так же сохранятся. Очень удобно!

Как создать новую компанию? Перейдите в нужный вам набор (напоминаем, что набор – это группировка Дел, Контактов и Компаний), далее в верхнем меню следует выбрать раздел Компании и нажать на иконку создания. Вы можете сразу связать Компанию с нужными Контактами (например, сотрудник ФИО работает в компании ООО “РогаИКопыта” и у вас есть задача (дело) сделать ему звонок. Все это можно легко указать при создании и-или редактировании Компании. К Компании вы легко добавите заметки, общую электронную почту, ссылку на сайт и т.п.

Дела – это, фактически, список ваших задач на выполнение. Создать новое дело очень просто. Нужно сперва выбрать набор (или оставить текущий по умолчанию), перейти в раздел “Дела” и кликнуть на иконку “+” для создания. Укажите названия дела, дату и время его выполнения. Дело можно связать с нужным контактом и-или компанией. Есть возможность выбрать приоритет для дела, чтобы потом было легче ориентироваться в списке.

В примере ниже видно, как с Делом связывается Компания и Контакт. Кстати, все эти примеры записывала Надя, наш сотрудник, который непосредственно работает в бесплатной CRM.

 

Очень простой интерфейс, где вы в несколько кликов занесете нужную информация по вашим контактам. Контакты – это, чаще всего, информация о конкретных людях. При этом, в нашей бесплатной CRM все взаимосвязано – вы можете связать контакты с компаниями и- или делами. Обратите внимание, что слева выводятся наборы данных и уже внутри набора контакты. Это позволяет группировать информацию для более удобной работы. Перейдите в нужный набор и в раздел контакты, затем кликните на иконку “+” и заполните нужные вам поля. Вы можете сразу связать контакт с нужной вам компанией.

 

При запуске бесплатной CRM на вашем компьютере, слева в программе вы увидите место под наборы данных. Что такое набор? Очень просто – это совокупность Контактов, Компаний и Дел, сгруппированных вместе. Мы ввели понятие набора данных чтобы вы могли упорядочить вашу работу. Например, вы ведете два разных проекта и в каждом проекте у вас свой набор связанных данных (Контактов, Дел и т.п.). Чтобы упросить навигацию просто создайте два разных набора и назовите их соответственно вашим проектам. На примере ниже видно, что у сотрудника 2 набора: “Парсинг” и “Кликфрод”, каждый из которых содержит свои данные.

Вы можете создать столько наборов данных, сколько вам нужно для работы. У себя в компании мы используем наборы, чтобы разделить информацию между проектами. Это значительно упрощает работу и поиск данных. Вот еще пример экрана другого нашего сотрудника (см. ниже).

Посмотрите короткий ролик ниже показывающий как создать набор в бесплатной CRM.

Вы можете использовать любую базу данных: MySQL, PostgreSQL или Microsoft SQL. Первые две бесплатные, у второй есть бесплатная версия (с ограничениями). Для небольшой команды подойдет любое решение, т.к. нагрузка скорее всего будет не очень значительная. Если вы планируете масштабирование, то советуем присмотреться к PostgreSQL и Microsoft SQL. PostgreSQL — объектно-реляционная СУБД с открытым исходным кодом, которая обладает высокой надёжностью, легко масштабируется и часто используется в финансовом учёте или бэкенде веб‑сервисов.

Вы можете начать с MySQL и постепенно, по мере роста нагрузки, мигрировать на более мощную базу данных.

 

Да. На рынке предлагаются решения, когда база данных формата SQL размещается в облаке у хостера, под вашим управлением (администрированием).

MySQL хостинг – это хостинг, поддерживающий работу сайтов с использованием баз данных MySQL. Как правило управление базами данных происходит либо через панель управления, либо через интерфейс PHPMyAdmin. Т.к. этот вид баз данных используется вместе с языком программирования PHP, то у большинства современных провайдеров они поддерживаются. Сами провайдеры обычно в более дешевых тарифных планах разрешают использовать минимальное количество БД, а в самых дорогих наоборот – полностью убирают лимит.

Выбирая хостинг для MySQL сервера, важно соотнести характеристики VPS или выделенного сервера с размером баз данных, которые будут на нем размещены. Для крупной БД понадобится большой диск. Бутылочным горлышком для постоянно используемой БД может стать скорость чтения и записи данных, поэтому для высоко нагруженных БД стоит обратить внимание на диски последнего поколения NVMe SSD, позволяющие в разы увеличить скорость работы с твердотельными накопителями.

Никаких с нашей стороны ограничений нет. Фактически вы будете ограничены мощностью вашего сервера баз данных.

Сервер SQL может быть где угодно. В облаке или физически в вашем офисе. Главное, чтобы было устойчивое и быстрое подключение к нему с компьютеров пользователей.

Все права доступа определяются на сервере базы данных. В CRM нет возможности указать права для конкретного пользователя. После настройки сервера, ваш системный администратор (или наш специалист), предоставляет вам “строку подключения”. В этой строке указывается логин и пароль для подключения, которые настраиваются на уровне самого сервера. Мы не рассматриваем offlineCRM как замену полноценным корпоративным системам учета клиентов, которые позволяют настраивать роли доступа. Наше решение – это бесплатный инструмент для команд, где все участники равноценны.

Когда вы работает с локальными данными, база хранится на вашем ПК. Вы можете скопировать эту базу данных в облако (например, Dropbox) и продолжить работу с ней. Такой режим позволяет работать только одному человеку (самозанятый, фрилансер, ИП) с его данными. Если скопировать базу в облако, то вы можете работать с данными с работы или из дома, но поочередно.

Для совместной работы, если у вас команда, потребуется внешний сервер SQL (сервер базы данных). К этому серверу баз данных подключатся все члены вашей команды и они смогут одновременно работать с информацией. Сервер может находиться где угодно, главное наличие доступа к нему с компьютеров, где работает offlineCRM. Мы поддерживаем следующие версии SQL- серверов: Microsoft SQL, PostgreSQL и MySQL. Мы сами в своей работы используем Microsoft SQL и это довольно удобно 🙂 При этом, мы никак не ограничиваем вас в количестве пользователей или объеме информации…

Что такое SQL? Расшифровывается как Structured Query Language – язык структурированных запросов, который был разработан для работы с БД, а именно, чтобы получать /добавлять /изменять данные, иметь возможность обрабатывать большие массивы информации и быстро получать структурированную и сгруппированную информацию.

Чтобы настроить и администрировать SQL- сервер вам, скорее всего, потребуется специалист (администратор баз данных).

Прежде всего вам необходимо настроить SQL – сервер. Это может быть сервер по управлением следующих систем: Microsoft SQL, MySQL или PostgreSQL. Мы тестировали работу CRM на всех упомянутых системах, но рекомендуем для ежедневной работы PostgreSQL (полностью бесплатный). После настройки сервера потребуется получить у вашего системного администратора “строку подключения”. Строка подключения это строка, которая содержит информацию, необходимую ODBC драйверу/OLE DB провайдеру для подключения к источнику данных. Строка подключения состоит из набора пар “ключевое слово” – “значение”, разделенных точками с запятыми. В данной строке подключения будет указан адрес вашего сервера, логин и пароль для доступа.

Для примера – строка подключения к SQL Server c IP адресом 192.168.1.125

Data Source=192.168.1.125,1433;Network Library=DBMSSOCN;Initial Catalog=yourDataBase;User ID=yourUsername;Password=yourPassword;

В этой строке подключения нас интересует IP адрес сервера базы данных (192.168.1.125), порт подключения (1433), имя пользователя (yourUsername) и пароль доступа (yourPassword). Эти четыре значения нужно будет указать в настройках CRM для подключения к внешней базе.