Лучшие инструменты PR и коммуникаций на 2023 год: полное руководство

Spotify, Google Maps, Uber, Reddit, Instagram; мы пользуемся (большинством) этих сервисов каждый день. Современное программное обеспечение — это личная золотая жила: оно готовит нам ужин, когда мы устали, показывает самый быстрый маршрут, когда мы заблудились, и заставляет нас смеяться, когда у нас был тяжелый день. Программное обеспечение помогает вам делать больше, используя меньше; вы получаете больше продукции или продукцию более высокого качества, используя меньше ресурсов. Хорошая новость, верно? Да, но это также означает, что вы находитесь под давлением более высоких ожиданий ваших менеджеров и все более производительных конкурентов. Чтобы оставаться впереди в 2023 году, вам нужны правильные инструменты.

Если я хочу добиться большего, почему бы мне не увеличить численность своей команды?

Хорошая коммуникационная стратегия, скорее всего, включает в себя множество компонентов: связи со СМИ, идейное лидерство, социальные, внутренние коммуникации, контент-маркетинг, связи с инвесторами… Как коммуникационная команда, вы должны планировать, выполнять и измерять каждый из этих компонентов. Для того чтобы хорошо работать по всей стратегии, у компаний есть два варианта: нанять больше людей или найти способы сделать больше с тем же количеством людей. Если у вас есть ресурсы, нанять больше людей кажется хорошей идеей, верно? Это не так, но, к сожалению, менеджеры слишком часто совершают эту ошибку.

Еще в 1975 году Фред Брукс написал «Мифический человек-месяц» — книгу, изначально написанную для команд разработчиков программного обеспечения, но применимую для всех, кто управляет сложными проектами. Я думаю, мы все можем согласиться с тем, что коммуникационные стратегии в наши дни являются сложными проектами. Дело вот в чем: если ваша цель — увеличить количество и качество коммуникационной стратегии, наем большего количества людей, скорее всего, не поможет вам в этом. Причина проста: каждый человек, которого вы добавляете в команду, добавляет гораздо больше линий связи, что усложняет работу вашей команды. Добавление в команду сотрудника на полный рабочий день не означает, что вы будете работать на 40 часов эффективнее. Это может даже заставить вас двигаться медленнее. На следующем рисунке показаны линии связи для разных размеров команды:

Большинство команд по корпоративным коммуникациям насчитывают от 10 до 20 человек. Независимо от того, насколько хороши, подвижны и эффективны ваши процессы — добавление кого-либо в команду, скорее всего, не приведет к увеличению объема или улучшению работы. Рекомендация Брукса: определите, какие ограничения мешают вашей команде достичь большей цели. Затем улучшайте свои процессы до тех пор, пока это ограничение не исчезнет, повторите процесс для следующего ограничения. Хорошие программные решения — ваши союзники в этом процессе. К счастью для вас, в этом руководстве собраны любимые программные решения, любимые нами и любимые нашими клиентами. Мы не сотрудничаем ни с одним из перечисленных инструментов, и ни один из них не является нашим клиентом. Они нам просто нравятся, чисто и просто. Мы надеемся, что информация в этом руководстве поможет вам выбрать правильное программное обеспечение и достичь своих целей в 2023 году.

Что входит в это руководство?

В этом руководстве собраны любимые программы, любимые нами и любимые нашими клиентами. Мы не сотрудничаем ни с одним из перечисленных инструментов, и ни один из них не является нашим клиентом. Они нам просто нравятся, чисто и просто. Мы надеемся, что информация в этом руководстве поможет вам выбрать правильное программное обеспечение и достичь своих целей в 2023 году. 

Почему стоит прислушаться к нашим советам?

Мы — SaaS-компания, родившаяся из отдела новостей, создающая онлайновые редакции новостей и программное обеспечение для коммуникационных команд. Мы знаем повседневные трудности отделов коммуникаций, потому что сами были отделом коммуникаций и работали с сотнями отделов коммуникаций некоторых ведущих мировых брендов (ING, Dolby, Remote, «Врачи без границ», WeTransfer).  Что еще более важно: мы создаем SaaS-продукты уже более 10 лет. История SaaS не очень длинная, но мы были там с первых дней. Мы видели, как появлялось множество инструментов, и сами внедрили довольно много из них.  Что мы получаем от этого? Мы надеемся, что когда вы придете к выбору решения для отдела новостей, вы рассмотрите pr.co. Приятного чтения!

Ландшафт программного обеспечения для коммуникаций

С тех пор как в 90-х годах прошлого века первая компания SaaS добилась успеха, после нее появилось еще 15 000 компаний. Это множество решений повседневных проблем. Однако решения SaaS варьируются от впечатляющих до откровенно посредственных, поэтому выбор подходящего варианта всегда требует размышлений. Мы не можем охватить все существующие решения (мы не хотим, чтобы вы успели вырастить семью и отправить их в колледж к тому времени, как эта статья будет закончена), но мы можем обратить внимание на самые популярные. Итак, хотя этот список не является исчерпывающим, он содержит основные категории, имеющие отношение к вам как к коммуникатору, и названия компаний, которые, по общему признанию, являются лучшими. Мы надеемся, что это поможет вам принять обоснованное решение, когда придет время.

Планирование и стратегия

По словам французского поэта, журналиста и авиатора-первопроходца Антуана де Сент-Экзюпери: «Цель без плана — это всего лишь желание». «Правильные инструменты помогут вам гораздо быстрее перейти от желаний к стратегическому мышлению.

Инструменты, которые помогут вам создавать идеи и проводить мозговые штурмы

В момент написания этой статьи наступил конец 2022 года. После нескольких бурных лет произошел сейсмический сдвиг в том, как мы работаем. Некоторые компании (включая нашу) полностью перешли на удаленную работу. Другие постепенно возвращаются в офис. Независимо от того, где работает ваша команда — в офисе, распределенном или полностью удаленном — связь важна как никогда. Если вы ищете способ проведения мозговых штурмов и совместной работы, есть инструменты, которые помогут вам в этом.

Наш выбор: Miro. Miro — это платформа для цифровых досок, которая помогает распределенным командам лучше работать вместе.

• Визуализация любого плана, стратегии или проекта
• Удаленная работа не означает, что вы должны отказаться от стикеров и досок
• Эффективное сотрудничество с членами вашей команды

Большинство удаленных команд, с которыми мы работаем, слышали о Miro, и не зря: эта цифровая доска имеет множество функций для визуализации проектов, независимо от устройства. Представьте себе красивые визуальные ландшафты, дополненные заметками, аннотациями и графиками, чтобы вы могли наглядно представить свою коммуникационную стратегию, путешествия клиентов, управление проектами, ретроспекции и оценки и многое другое. Дополнительным бонусом является то, что он интегрируется со многими инструментами, что позволяет легко вписать его в рабочий процесс. Поскольку удаленная работа становится новой нормой, такие универсальные инструменты становятся все более необходимыми. Больше всего в Miro нас поражает невероятно продуманный дизайн. Он прекрасно выглядит, отлично работает и включает в себя функции, о необходимости которых вы даже не подозревали.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.7/5, 800+ оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (5/5, 3k+ оценок)

Ценообразование: Бесплатно, или $8,- за пользователя для командного аккаунта, $16,- за пользователя для бизнес-аккаунта.

Инструменты для управления проектами

Независимо от того, какой опыт у вас за плечами, каждый может подтвердить, что управление проектами — дело непростое. На освоение основ управления проектами уходят годы: планирование, бюджетирование, реализация и контроль. К счастью, существует масса инструментов, которые помогут вам освоить эти основы.

Наш выбор: Basecamp. Basecamp — это онлайн-инструмент для управления проектами и совместной работы

• Все проекты, задачи, документы, сроки и общение в команде в одном месте
• Очень доступное ценообразование
• Создана пионерами удаленной работы

По возможности, использование платформы «все в одном» может избавить вас от необходимости собирать воедино различные инструменты. Хотя Basecamp не делает всего, он делает многое и решает общую проблему подотчетности и делегирования полномочий для коммуникационных команд. В этом «виртуальном офисе» вы можете общаться, создавать списки дел, размещать файлы и документы, отслеживать графики и встречи и т.д. Он прекрасно оформлен и имеет отличную поддержку. Единственный минус — это то, что его нелегко настроить, а разные версии имеют разные возможности.

Рейтинг: Capterra — ★★★★☆ (4.3/5, 13k+ оценок)
G2Crowd — ★★★★☆ (4.5/5, 5k+ оценок)

Ценообразование: Бесплатная пробная версия, затем $11,- в месяц. Посетите веб-сайт

Победитель: Notion. Notion — это единое рабочее пространство для команд

• Создайте внутреннюю базу знаний. Вы когда-нибудь задавали себе вопрос, где должен находиться ваш документ о тоне голоса, чтобы каждый мог его найти? Вот вам ответ. 
• Невероятная универсальность: создавайте таблицы, страницы, вставляйте видео, включайте ссылки на другие инструменты.
• Доступное ценообразование

В pr.co мы используем Notion в качестве внутренней вики для хранения информации о политике компании, руководств по используемым нами инструментам, документов о тоне голоса и еженедельного и ежедневного планирования. Это великолепный центр для всего, над чем вы работаете. Когда наша команда начала понимать, насколько гибким является этот инструмент и как много задач можно с его помощью решать (есть заметная кривая обучения), он стал основным. Красивый дизайн, работает как шарм (хотя не все члены нашей команды с этим согласны) и чрезвычайно универсален. Он делает все, что делает Trello, плюс многое другое.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.8/5, 800+ оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.5/5, 900+ оценок)

Ценообразование: Бесплатно или $4,- в месяц для личного пользования. $8,- в месяц за пользователя для команд.
Посетите веб-сайт

Занимает второе место: Trello. Trello — это инструмент управления проектами в стиле канбан для отслеживания «дел».

• Чрезвычайно универсален: планирование, управление проектами, списки дел, обзоры компании, lean canvas, список можно продолжать и продолжать.
• Тонны интеграций, например, Slack, Dropbox, Google Drive, Typeform, Salesforce, Intercom, Zapier. 
• Повторяющиеся задачи можно автоматизировать без единой строчки кода.

Trello визуализирует ваши проекты с удовлетворительной четкостью. Этот проектный центр давно полюбился, потому что он очень прост в использовании. Среди других плюсов: очень легко видеть график проекта и придерживаться сроков, он настраиваемый, и он делает сотрудничество с другими командами простым. Небольшие недостатки: он не делает многого другого (доски и т.д.), поэтому может не подойти для особенно больших проектов.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.5/5, 22k+ оценок)
G2Crowd — ★★★★☆ (4.4/5, 12k+ оценок)

Ценообразование: Бесплатно, или $5,- за пользователя в месяц для небольших команд, или $10 за пользователя в месяц для команды, управляющей несколькими проектами.

Почетное упоминание: Asana. Asana — это инструмент управления проектами, помогающий сосредоточиться на работе команды.

Новым пользователям понравится привлекательный макет и простота использования этого инструмента. Asana поможет вам определить реалистичные цели и объемы работы для членов команды, одновременно отслеживая ход работы с высоты птичьего полета. Благодаря интуитивно понятному дизайну и шаблонам, с ним легко начать работу, но некоторые более сложные функции потребуют некоторых усилий, чтобы научиться ими пользоваться.

Создание контента

Создание контента требует большой логистической работы; создать хорошую историю не так-то просто. Хотя мы не считаем, что инструменты могут создавать истории за вас (пока), они могут помочь в творческом процессе и улучшить качество вашей продукции. Кроме того, без отличной упаковки ваше сообщение будет потеряно, поэтому так важен качественный контент. Эти инструменты помогут вам сделать что-то качественное за считанные минуты.

Инструменты для улучшения вашего письма

Наш выбор: Grammarly

Grammarly — это онлайн-помощник по написанию текстов

• Интегрируется с Google Docs, а также с вашим браузером.
• Выявляет грамматические ошибки, орфографические ошибки и дает стилистические рекомендации.
• Если вы ищете хорошую сделку, это может быть действительно выгодным приобретением.

Нет ничего хуже, чем заметить опечатку или грамматическую ошибку уже после того, как она была допущена. Grammarly поможет повысить качество работы любого отдела коммуникаций. Он поможет вам выявить некрасивые предложения, уточнить тон, избежать ошибок и найти синонимы (вместе с приятным объяснением каждого предложения). Если вы пишете контент для юридических документов или пресс-релизов, выявление ошибок, которые ускользают от человеческого глаза, сделает чудеса с вашим авторитетом. В последнем обновлении Grammarly вы можете даже выбрать тон, аудиторию и цель вашего текста, и он настроит свою проверку орфографии соответствующим образом. Наша (маленькая) проблема заключается в том, что отмененные уведомления могут таинственным образом появляться вновь.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.7/5, 6k+ оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.6/5, 1k+ оценок)

Ценообразование: Бесплатно, или $12,- за пользователя в месяц за премиум-функции. Grammarly часто проводит массовые скидки, поэтому если вам нужны премиум-функции, поищите в Google актуальные купоны.

Победитель: Приложение Hemingway. Приложение Hemingway — это инструмент редактирования для писателей

Хотя вы не обязаны принимать каждое предложение как Евангелие, Хемингуэй может значительно улучшить читабельность ваших релизов, статей и рассказов. Это особенно полезно использовать после проверки грамматики с помощью Grammarly, чтобы выявить предложения, которые не помешало бы сократить перед публикацией. Вы окажете услугу своим читателям.

Рейтинг: G2Crowd — ★★★★☆ (4.4/5, 45 оценок)

Цена: $19,99 единоразово, без периодических платежей.

Бонус: Quillbot и Cliche Finder. Эти инструменты перефразирования и грамматики могут показаться элементарными, но они помогут вам избежать двух самых смертных грехов писателя: повторений и клише, соответственно.

Инструменты для поиска, создания и оптимизации изображений

Если вы читаете это руководство, я полагаю, что для создания истории вы предпочитаете слова изображениям. Оставьте графический дизайн вашему графическому дизайнеру, верно? Согласен, но вы, вероятно, не единственный в своей компании, кто придерживается такого девиза. Дизайнеры заняты, и может потребоваться некоторое убеждение, чтобы они поставили ваш медиа-кит или социальные изображения на первое место в списке приоритетов. Часто гораздо быстрее сделать это самому. Вот несколько инструментов, которые помогут вам быстро и в соответствии с брендом создать свои собственные визуальные образы.

Наш выбор: Canva. Canva — это простой в использовании инструмент графического дизайна

• Готовьте медиа-наборы, создавайте социальные посты и изменяйте размер изображений без помощи команды дизайнеров.
• Импортируйте активы вашего бренда, чтобы все ваши визуальные эффекты полностью соответствовали бренду.
• Очень удобно для пользователя.

Да, Adobe Suite и Sketch — это фантастические инструменты для опытных графических дизайнеров. Для нас, простых смертных, есть Canva, которая поможет вам создать графику для социальных сетей, медиа-кит или изменить размер фотографии без особых технических знаний. Замечательная особенность: вы можете позволить своей команде по брендингу загрузить шрифты, цвета и другие активы вашего бренда, что делает создание визуальных образов, соответствующих бренду, до смешного простым. С большим количеством шаблонов для всех видов визуальных активов и простыми функциями перетаскивания у вас есть довольно много возможностей в бесплатном плане.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.7/5, 10k+ оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.7/5, 3k+ оценок)

Ценообразование: Бесплатно или $11,99 за CanvaPro или $13,99 за Canva for Teams (до пяти пользователей). 

БОНУС. Хорошая фотография оживляет страницу. Если у вас нет хорошей фотографии, есть стоковые фотографии. Хотя с ними следует быть осторожным (они могут быть невероятно пошлыми), вот несколько сайтов, на которых можно найти фотографии, еще не использованные всеми маркетинговыми командами мира.

Unsplash. Значительная часть онлайн изображений поступает из этой библиотеки бесплатных стоков. Впечатляющий каталог содержит практически все изображения, которые вы можете попросить. Единственный минус — все остальные тоже их используют, поэтому вам, возможно, придется поискать немного глубже в библиотеке, чтобы избежать дубликатов.

Death to Stock. Если вы ищете стоковые фотографии, которые не выглядят как стоковые фотографии, Death to Stock имеет небольшую, но растущую библиотеку фотографий хорошего качества, без сыра.

Blush design. Качественные, настраиваемые иллюстрации от художников со всего мира.

Black illustrations. Стоит включить одну из этих красивых стоковых иллюстраций цветных людей в свой визуальный микс.

Совет: не загружайте стоковую фотографию на свой сайт или в отдел новостей просто так — высокое разрешение — это хорошо, но по умолчанию эти изображения слишком, слишком большие для статей в блоге и пресс-релизов. Используйте бесплатный инструмент squoosh.app для изменения размера изображений до нужного размера и сжатия, чтобы изображение загружалось быстро (это полезно для SEO). Для JPEG используйте MOZJPEG и установите качество изображения на 80%. Для PNG используйте OXIPNG и установите качество изображения на 80%.

Инструменты для создания подкастов

Наш выбор: Audacity. Audacity — это инструмент с открытым исходным кодом, который позаботится о ваших потребностях в подкасте от записи до пост-продакшна.

Audacity выглядит не так эффектно, как некоторые его конкуренты, но это не влияет на его функциональность и простоту использования. Audacity позволяет записывать 16- или 24-битный звук или перетаскивать аудиофайлы в интерфейс. Что касается редактирования, то вы можете вырезать, копировать, вставлять и обрезать аудио или расположить несколько клипов на одной дорожке. Можно даже добавлять пользовательские пресеты и фейды. В целом, независимо от того, начинаете ли вы заниматься подкастингом или уже давно работаете, Audacity предлагает все, что вам нужно, по непревзойденной цене.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.5/5, 262 оценок)

G2Crowd — ★★★★★ (4.5/5, 405 оценок)

Ценообразование: Бесплатно.

Победитель: SquadCast. Squadcast — это интуитивно понятная браузерная студия звукозаписи для высококачественного звукового и видеоконтента

Squadcast — это облачная студия звукозаписи, которая поможет вам удаленно создавать высококачественный аудио- и видеоконтент. В ней есть виртуальная «зеленая комната», где вы можете протестировать свою сеть и оборудование и успокоить гостей — это удобно для устранения любых неловкостей перед началом записи. Чтобы успокоить вас, запись вашего подкаста резервируется в облако в режиме реального времени, так что если в результате отключения электричества у вас пропадет интернет, вы ничего не потеряете. Основным недостатком является то, что после завершения записи вам понадобится другой инструмент для обработки любых постпродакшн-редакций.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (5/5, 7 оценок)

G2Crowd — ★★★★★ (4.8/5, 5 оценок)

Ценообразование: От $20 до $80 в месяц для небольших команд. Более крупные предприятия должны связаться с нами для получения индивидуального предложения.

Почетное упоминание: Zoom. Если у вас ограниченный бюджет Zoom и у вас уже есть премиум-аккаунт Zoom, он, вероятно, сможет удовлетворить ваши потребности в записи. Чтобы записать гостей удаленно на отдельные аудиодорожки, зайдите в настройки Zoom и убедитесь, что флажок «Запись отдельного аудиофайла для каждого участника» установлен, когда вы нажимаете кнопку записи.

Инструменты для создания и размещения видео

Видео может быть гораздо более мощным средством донесения информации, чем слова. Мы считаем, что видео — это отличная стратегия для любой команды по связям с общественностью, которая до сих пор используется недостаточно. Вместо длинного электронного письма журналистам, почему бы не выделиться из толпы и не записать индивидуальное видео, чтобы донести свою мысль? Вместо старой доброй цитаты в пресс-релизе, почему бы не записать быстрое видео, в котором ваш генеральный директор дает контекст вашей новости? Видео — это фантастический способ выделиться среди своих коллег по PR и создать сигнал вместо шума.

Наш выбор: Soapbox. Soapbox от Wistia — это инструмент для записи, редактирования и обмена видеороликами

• Запись экрана и веб-камеры одновременно.
• Создавайте красивые видеоролики, объяснения и демонстрации.
• Удивительно удобный в использовании и, что удивительно, совершенно бесплатный.

Этот инструмент идеально подходит для обучающих роликов и видеороликов, все, что вам нужно для его использования, — это браузер Chrome (он работает только в Chrome) и веб-камера. Простой в использовании, конечный результат выглядит хорошо отредактированным и не кажется слишком постановочным. Видео снимается одним дублем, поэтому вам нужно быть готовым к съемке.

Рейтинг: Capterra — ★★★★☆ 4.8 / 5, 10 оценок

G2Crowd — ★★★★★ 4.3/5, 20 оценок

Ценообразование: Бесплатно. Посетите веб-сайт

Победитель: Loom. Loom — это инструмент для обмена видеосообщениями, который поможет вам донести свою мысль до пользователей с помощью видеороликов, которыми можно мгновенно поделиться.

Если фотография стоит тысячи слов, то видео — миллиона. Иногда требуется слишком много времени, чтобы напечатать объяснительное письмо. Вот тут-то и приходит на помощь Loom. Loom — это инструмент для обмена видеосообщениями, который позволяет одновременно записывать видео на камеру, микрофон и рабочий стол. Это очень удобно, особенно при удаленной и асинхронной работе. Мы настоятельно рекомендуем его!

Рейтинг: Capterra — ★★★★☆ 4.7/ 5, 800 оценок

G2Crowd — ★★★★★ 4.6/5, 200 оценок

Ценообразование: Бесплатно или $8 за пользователя для бизнес-аккаунтов

Другие примечательные упоминания: Apple iMovie. Apple iMovie — это инструмент для создания видео, который помогает создавать, редактировать и обмениваться видео на онлайн-платформах.

Известный своими интуитивно понятными продуктами, если вы ищете простой видеоредактор, то лучше него ничего не найти. Благодаря таким интересным функциям, как зеленый экран и звуковые эффекты, вы сможете создать фильм менее чем за час. Вы можете легко поделиться им на Youtube или Facebook или отправить сжатое видео через Dropbox с помощью этого инструмента. Если вы используете Windows, вам придется пропустить эту программу.

Виртуальные мероприятия

COVID изменил мир не только в одном, но и в нескольких отношениях. Мы знаем, что вы, вероятно, уже устали слушать об этом, поэтому не будем продолжать. Однако во время пандемии был по крайней мере один положительный момент, о котором мы хотели бы рассказать. Пока мы все сидели дома (пекли банановый хлеб и готовили взбитый кофе), мы находили новые способы общения. Это также означало, что физическое присутствие на мероприятии больше не является обязательным условием. Коммуникационные команды быстро работали над переводом мероприятий в цифровую сферу. Даже когда все вернулось на круги своя, виртуальные мероприятия остаются. Ниже мы поделимся некоторыми из наших любимых инструментов для организации и проведения виртуальных мероприятий:

Наш выбор: pr.co. Не хотим говорить об этом, но мы считаем, что у нас есть довольно мощный инструмент, который поможет вам проводить онлайн-мероприятия. С помощью нашей функции «Виртуальные события» ваша аудитория может смотреть виртуальные события в вашей красиво оформленной редакции новостей вместо того, чтобы переходить на YouTube или Vimeo. Проведение мероприятий в вашей редакции позволяет зрителям получить впечатления от бренда, не заходя в систему и не загружая еще одно приложение. Ваша команда может выбрать платформу для потокового вещания, которая лучше всего соответствует вашим потребностям, будь то Youtube или Vimeo, или даже предварительно записанный прямой эфир. Виртуальные мероприятия также позволяют вам взаимодействовать со своими зрителями через чат, вопросы и ответы или опросы.

Победитель: StreamYard. StreamYard действует как студия прямых трансляций в вашем браузере. Этот инструмент позволяет брать интервью у гостей, брендировать трансляцию и транслировать ее непосредственно на Facebook, LinkedIn и другие платформы. Наши клиенты особенно ценят простоту использования, особенно когда речь идет о брендировании трансляции. StreamYard позволяет сделать ваше мероприятие уникальным, используя собственный логотип, цвета, изображения и видео.

Победитель: Hopin. Еще один отличный проверенный инструмент — Hopin. Если вам не хватает общения на мероприятиях, этот инструмент для вас. Что Hopin делает правильно, так это понимание того, что каждое мероприятие уникально, будь то рекрутинговое мероприятие на 50 человек, общее собрание 500 человек или конференция на 50 000 человек. В Hopin есть несколько интерактивных зон, которые позволяют участникам перемещаться из комнаты в комнату, как при проведении очного мероприятия. Это отличная платформа и для гибридных мероприятий.

Управление контентом

Коммуникация подразумевает наличие контента. У вас есть пресс-релизы, статьи в блогах, материалы о лидерстве мысли, обновления продуктов, приглашения для прессы, подборки для СМИ, репортажи, статьи с мнениями вашего SEO, страницы веб-сайта, целевые страницы, whitepapers — вы поняли идею. В лучшем случае у вас есть отличная CMS (система управления контентом), которая помогает вам легко публиковать и обновлять все это интуитивно понятным способом. В худшем случае эти документы разбросаны по разным ноутбукам членов вашей команды, и для их публикации требуется отправить электронное письмо в ИТ-отдел. Если повезет, они могут опубликовать его в этом месяце.

Инструменты для управления активами прессы

Для управления активами прессы вам просто необходим хороший онлайн-ресурс. Каждая реклама SaaS будет говорить о том, что она экономит ваше время — и не зря, ведь время — самый ценный товар. Тем не менее, мы слышали это столько раз, что, даже если это правда, наши глаза стекленеют при одном упоминании об этом. Электронные письма с запросом информации, рассылка десятков ссылок Wetransfer с изображениями, создание причудливых пресс-релизов в формате PDF, отслеживание освещения событий — все эти задачи (в основном) исчезают при наличии онлайнового отдела новостей. Самое главное, что онлайновый новостной отдел экономит время и для ваших контактов с прессой. При наличии хорошего отдела новостей у журналистов будет все необходимое для написания статьи о вас в одном месте.

Наш выбор: pr.co. Онлайновые редакции новостей и программное обеспечение для коммуникационных команд. Они не очень хотят, чтобы мы их опробовали. Мы хотим рекомендовать только те инструменты, которые либо используем сами, либо используют большинство отделов по связям с общественностью, с которыми мы работаем. Было бы неискренне с нашей стороны давать оценку продукту, который мы никогда не использовали. Но на основании восторженных отзывов, которые мы получаем от наших клиентов, мы уверены, что являемся лучшим решением в мире — мы готовы поставить на кон большую сумму. Мы верим в то, что делаем, и строим свои редакции со страстью и гордостью. Так что да, мы хотели бы рекомендовать… себя.

• Очень красивые редакции. Сделаны полностью в соответствии с брендом опытной командой дизайнеров. Это не типичное готовое решение. 
• Новостные кабинеты SEO-оптимизированы, ваши новости поднимутся в Google News и Google Search в течение нескольких минут после размещения.
• Нишевый продукт: не общая CMS, а созданная для PR-команд.

Наши редакции являются такими, какие они есть, благодаря двум принципам: мы считаем, что цель редакций — облегчить жизнь журналистов, и мы верим, что отличный брендинг делает сообщения запоминающимися.  Поэтому наши редакции разрабатывались совместно с журналистами, и каждая редакция полностью соответствует брендингу заказчика, разработанному нашей собственной командой дизайнеров. Нам нужен не только ньюсрум — мы также предлагаем PR CRM для управления контактами, сервис курируемых списков прессы, где мы будем формировать ваши списки прессы, если вы выходите на новые рынки или запускаете новые продукты, функции для совместной работы (управление утверждениями, чат, управление агентствами) и многое другое. Если вы заинтересованы, давайте пообщаемся — вы знаете, где нас найти 🙂.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.6/5, 11 оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.6/5, 17 оценок)

Ценообразование: Стартовые предложения начинаются от 176 евро в месяц

Поисковая оптимизация

Поскольку мир становится все более цифровым, разработка стратегии SEO поможет вашему PR-отделу добиться успеха. Неважно, насколько хорош ваш контент, если его не могут найти, значит, его создание — пустая трата времени и энергии. Обратные ссылки, ключевые слова, скорость страницы, авторитетность домена — все это технические вопросы. Чтобы сделать все правильно, вам нужно много читать по этому вопросу и следить за изменениями в алгоритме Google. Но есть некоторые инструменты, позволяющие сделать улучшение SEO гораздо более понятным и доступным:

Наш выбор: AHrefs. AHrefs — это программный пакет для SEO, содержащий инструменты для исследования ключевых слов, анализа конкурентов, отслеживания рангов при построении ссылок и аудита сайта.

• Чрезвычайно мощная и полная платформа.
• Их блог — самый информативный из всех, которые мы когда-либо видели. С их помощью вы можете стать SEO-экспертом в кратчайшие сроки.
• Для чего-то настолько технического, кривая обучения не так крута, как можно себе представить.

Существует несколько отличных инструментов для поддержки вашего SEO, и они во многом пересекаются между собой. В этом руководстве упоминаются три варианта, мы упоминаем три из них, но мы решили выделить AHrefs, потому что а) мы пользуемся им уже более 4 лет и б) их контент превосходен: чрезвычайно полезен как для SEO-экспертов, так и для SEO-новичков. Мы используем платформу для исследования ключевых слов, мониторинга обратных ссылок (это, по сути, отличная система мониторинга, позволяющая также получить охват!), исследования новых рынков (какой словарь они используют — насколько велик мой потенциальный рынок?), следим за конкурентами (какова их стратегия контента, по каким ключевым словам они ранжируются?). С таким количеством возможностей это действительно секретное оружие.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.7/5, 400+ оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.6/5, 400+ оценок)

Ценообразование: От $99,- в месяц до $399,- в месяц.

Победитель: SEMrush. SEMrush предлагает инструменты для SEO, PPC, контента, социальных сетей и конкурентных исследований. SEMrush предоставляет вам достоверные данные, необходимые для быстрой оценки новых рынков и построения стратегии. База данных ключевых слов богата и проста в навигации. Если у вас возникли трудности, вам помогут учебные пособия, которые особенно хороши и помогут вам открыть для себя новые функции. Единственный недостаток — некоторые дополнительные функции могут оказаться дороговаты.

Победитель: Moz. Moz — это набор инструментов, облегчающих SEO, входящий маркетинг, построение ссылок и контент-маркетинг. Этот инструмент проще для конечного пользователя. Для такой важной дисциплины, как SEO, это большой плюс. Просмотреть, насколько хорошо вы ранжируетесь по ключевым словам по сравнению с конкурентами, очень просто, и вы получаете ежемесячные отчеты прямо на свой почтовый ящик. Все эти инструменты позволяют легко оптимизировать ваш сайт, чтобы привлечь больше трафика и повысить авторитет вашего домена.

Распространение новостей

У вас есть стратегия, ваш отдел новостей работает, вы написали пресс-релиз — как теперь заставить журналистов прочитать его? Вы, вероятно, знаете, что лучше всего использовать индивидуальный и адресный подход, ваш руководитель может иметь хорошие отзывы о базе данных СМИ, а ваш генеральный директор просит вас отправить ваш пресс-релиз прямо в Bloomberg через новостную ленту, о которой он слышал.

Лента новостей

Хотя некоторые коммуникаторы все еще обязаны распространять новости в новостных лентах, таких как Cision и BusinessWire, мы считаем, что они (по праву) вымирают. Первоначально все финансовые объявления должны были передаваться по проводам, но после постановления SEC в 2013 году это теперь можно делать через социальные сети. Новостные ленты дороги и неэффективны. Они влияют на безопасность вашего бренда (вы не можете контролировать, рядом с какими спамерскими брендами вы появляетесь), и даже если ваши новости все же подхватываются, то, как правило, низкокачественными издательствами или сомнительными подстраницами известных издательств. Журналисты регулярно игнорируют новости типа «распыляйся и молись». Они не уважают их время и обычно не имеют отношения к их тематике. Услуги по распространению новостных релизов не являются заработанными СМИ. Это означает, что они не помогут вам в ранжировании — фактически, все ваши драгоценные обратные ссылки пойдут не к вам, а к новостным лентам. Учитывая, что в современном PR так важна возможность поиска, разумнее потратить свое время на составление курируемых списков журналистов и отправку персонализированных питчей. Из-за нашей позиции по отношению к новостным лентам мы бы не рекомендовали их. Мы много писали на эту тему, загляните в наш блог, если вам интересно.

Базы данных СМИ

Хотя базы данных СМИ могут послужить хорошей отправной точкой для создания списка прессы, они не являются золотым билетом к известности. Базы данных СМИ — это массивные списки журналистов, включая их контактные данные и интересы. Приведенные ниже базы данных СМИ дадут вам отличный обзор контактов в вашей отрасли и на вашем рынке. Следует учесть два момента:

• Сколько контактов вам нужно? Доступ к сотням тысяч контактов необходим только в том случае, если вы собираетесь обращаться к журналистам путем массовой рассылки, чего мы не рекомендуем делать. Если вы работаете на одном или двух рынках, в нишевой отрасли — спросите себя, сколько времени вам понадобится, чтобы найти нужных журналистов и их контактные данные. Действительно ли вам нужна дорогостоящая подписка на базу данных с тысячами контактов СМИ?
• Вы зарабатываете покрытие, вы его не покупаете. За деньги можно купить рекламу и объявления. Вы можете купить базу данных СМИ, но, по сути, это всего лишь адрес электронной почты. Путешествие начинается только с этого — вам нужно будет провести исследование контакта, проверить, не устарели ли данные (часто это так), связаться с ним, установить связь, даже выпить чашку кофе. Это звучит логично, но мы видели слишком много компаний, которые беспорядочно рассылают свои нерелевантные пресс-релизы по всей базе журналистов.
• По какой-то причине многие отделы продаж в компаниях, занимающихся базами данных СМИ, кажутся отчасти акулами, отчасти людьми. Это общая черта традиционных баз данных и новостных лент — их стиль продаж очень агрессивен.

Большинство успешных PR-команд применяют целевой, персонализированный подход к PR. Это просто более эффективно. Это означает использование избранного списка из ста или около того контактов, с которыми вы можете построить прочные отношения. Да, для начала придется немного больше потрудиться, но в долгосрочной перспективе это принесет свои дивиденды. Тем не менее, мы знаем, что крупные организации, которые регулярно публикуют материалы для клиентов или для различных отраслей и рынков, вынуждены использовать базы данных, поскольку им не хватает времени. Вот несколько любимых баз данных для такого сценария:

Наш выбор: Muck Rack. Muck Rack — это платформа для поиска журналистов, получения прессы для вашей истории, мониторинга новостей и составления отчетов о влиянии вашего PR.

• Большая и актуальная база данных журналистов, подкастеров, влиятельных лиц и других профессионалов в области СМИ.
• Muck Rack также создает инструменты для журналистов.
• Отличный продукт, ориентированный на высококачественную, целенаправленную работу с населением, а не на распыление и молитвы. И они одни из единственных в этой игре.

Muck Rack помогает вам искать журналистов, отслеживать новости и строить отчеты по вашим кампаниям. Это, безусловно, наш любимый инструмент в этой категории, потому что они также делают инструменты для журналистов. Muck Rack понимает, что отношения со СМИ — это двусторонний трафик: «давать и брать».

Рейтинг: Capterra — ★★★★☆ (4.4/5, 20 оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.6/5, 120+ оценок)

Ценообразование: Неизвестно — нет в открытом доступе на сайте.

Победитель: Agility PR. Agility PR — это программное обеспечение, помогающее PR-специалистам генерировать и отслеживать освещение в СМИ, измерять результаты и демонстрировать свою ценность. Этот PR-инструмент поможет вам найти печатных или вещательных журналистов, блоггеров, лидеров мысли и аналитиков из более чем 1 000 000 контактов и изданий. Несмотря на его размер и высокий оборот в отрасли, они стараются поддерживать его в актуальном состоянии, хотя иногда он может быть неточным. Тем не менее, гибкий поиск поможет вам точно определить, что вы ищете, а служба поддержки клиентов работает на высшем уровне.

Рейтинг: Capterra — ★★★★☆☆☆ (3.5/5, 8 оценок)
G2Crowd — ★★★★☆ (4/5, 280+ оценок)

Ценообразование: Неизвестно — нет в открытом доступе на сайте.

Почетные упоминания: Meltwater и Cision. Мы не могли бы не упомянуть двух крупнейших поставщиков: Meltwater и Cision. Их базы данных, безусловно, являются всеобъемлющими. Но мы слышали от многих наших клиентов, что их отдел продаж довольно агрессивен. Если вы пользуетесь этими услугами, ожидайте большого количества перепродаж.

Альтернатива базе данных СМИ: Нанять фрилансера или компанию, которая сделает это за вас. Не секрет, что мы не являемся поклонниками тактики «распыляйся и молись». Мы беседовали с десятками высокопоставленных журналистов о том, что делает пресс-релиз выигрышным. Если они узнают о том, что пресс-релиз был разослан сотням журналистов, то, как вы догадались, он сразу попадет в папку со спамом. Мы также понимаем, что некоторые PR-команды, хотя и предпочитают индивидуальный подход, ограничены во времени. Именно поэтому мы предлагаем услугу составления курируемых списков прессы: вы сообщаете нам детали вашей ниши, а мы проводим исследование и составляем для вас целевой, актуальный список прессы. Конечно, вы также можете нанять местного фрилансера, который сделает это за вас, чтобы ваш список был небольшим, но более качественным. Таким образом, вы можете рассчитывать на более высокий процент откликов.

Управление контактами

Когда вы создадите хорошую историю, вам нужно будет пробить (цифровой) тротуар, пожать несколько рук и поцеловать несколько младенцев, чтобы донести ее до читателей. Мы рекомендуем делать это в основном по электронной почте. Ни один коммуникатор не должен тратить свое время на копирование и вставку имен из электронной таблицы в свой почтовый сервер. К счастью, существует множество решений, позволяющих избежать этой мороки. Чтобы журналист почувствовал уважение и захотел работать с вами, ему необходимо получить хороший опыт. Персонализированные электронные письма (со ссылками на работу журналистов/знание их тематики) являются непревзойденным средством установления взаимопонимания. Хорошая PR CRM серьезно поможет вам в этом.

CRM, специально разработанные для работы со СМИ

Большинство CRM разработаны либо для всех целей, либо для одного конкретного отдела. CRM расшифровывается как Customer Relationship Management, поэтому сначала они были разработаны для управления данными о клиентах. Salesforce расширила свою CRM, включив в нее также данные о продажах, а Hubspot (среди прочих) расширил ее еще больше, включив в нее данные о маркетинге. Почему это важно? Многие функции, типичные для продаж и маркетинговых сделок, не совсем применимы к контактам PR; воронки продаж, атрибуция, отчетность о доходах — все это просто не важно для контактов со СМИ. Однако есть и другая проблема, о которой мы неоднократно слышали от наших клиентов, и это то, что PR-команды предпочли бы, чтобы их с трудом заработанная сеть прессы не попала в базу данных с маркетинговыми и торговыми контактами. Если серия коммерческих писем попадет в базу данных с контактами вашей прессы, это может испортить ваши отношения.

Наш выбор: pr.co. Управляйте контактами и отправляйте острые питчи; CRM встроена в универсальную PR-платформу.

• Специально разработан для PR-команд.
• CRM встроена в новостной отдел и платформу для совместной работы, централизуя все ваши новости, репортажи, медиа-наборы и электронные письма в одном месте.
• Включает функции совместной работы, эмбарго на письма, управление агентствами, фирменные письма и многое другое.

Мы создаем не только редакции, но и программное обеспечение. Одним из компонентов нашей программной платформы является PR CRM. Это простая, но мощная система управления контактами, позволяющая отслеживать контакты в различных списках прессы, легко искать и фильтровать их. Мы даже добавим список ключевых отраслевых журналистов в вашу CRM и будем обновлять его для вас с течением времени, чтобы вы могли охватить меньшую, но более эффективную сеть. Более того, когда член команды покидает вашу компанию, ваши контакты не уйдут вместе с ним.

С помощью pr.co вы можете публиковать новости, выбирать нужные контакты и рассылать новости этим контактам в персонализированных, отслеживаемых рассылках по электронной почте. Ошибки почти неизбежны при ручной рассылке писем: программное обеспечение поможет вам нажать кнопку «Отправить» без чувства страха. С нашей функцией эмбарго вы легко отправите новости и медиа-наборы, на которые наложено эмбарго, вашим печатным контактам, чтобы они могли подготовить свои статьи к моменту истечения срока эмбарго. Для всех остальных — ваши новости остаются в секрете до дня запуска. Наконец, наша CRM позволяет легко отписаться от рассылки и отслеживать электронные письма, чтобы вы могли связаться и узнать, что случилось — и все это при соблюдении требований GDPR.

Другие CRM

Существует множество замечательных CRM, которые не обязательно предназначены для управления контактами с прессой, но прекрасно подходят для этих целей.

Наш выбор: Hubspot CRM. Hubspot — это программное обеспечение для маркетинга, продаж и обслуживания, которое помогает вашему бизнесу расти без компромиссов.

• Очень хорошо продуманная, гибкая CRM-система. Несмотря на то, что она создана для маркетологов, она достаточно универсальна, чтобы работать и для PR-команд.
• Возможность управлять PR с той же платформы, которую используют ваши команды по маркетингу и продажам.
• Совершенно бесплатно.

Компания Hubspot «нацелена на то, чтобы сделать мир более входящим». Их собственный генератор входящих лидов: Hubspot CRM. Платформа Hubspot обойдется вам в сотни евро в месяц и включает в себя гораздо больше функций, чем их CRM — их CRM доступна бесплатно. Это способ Hubspot познакомить команды со своей платформой, но это не значит, что вы должны ожидать тонизированной системы. Практически все функции, которые вам понадобятся для управления отношениями со СМИ, доступны бесплатно, и система работает просто великолепно. Просто посмотрите на функциональные возможности, созданные для отделов продаж и маркетинга. Конечно, это инструмент для привлечения клиентов, поэтому вы получите несколько писем и звонков от отдела продаж Hubspot. Но в отличие от многих других отделов продаж, сотрудники отдела продаж Hubspot — отличная компания, дружелюбная и разумная.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.5/5, 3500+ оценок)

G2Crowd — ★★★★☆ (4/5, 1400+ оценок)

Ценообразование: Бесплатно!

Победитель: Pipedrive. Pipedrive — это веб-программа CRM для продаж и управления трубопроводами. Опять же, он создан для продаж, но может быть адаптирован для PR и коммуникаций. Pipedrive значительно упрощает отслеживание электронных писем, поскольку вся информация находится в одном месте. Вы интегрируетесь с другими инструментами, такими как Gmail или календарь Google, что делает процесс более плавным. К числу «минусов» можно отнести то, что вы не можете добавить более 1000 контактов в электронное письмо, что является проблемой только в том случае, если вы любите распыляться и молиться. 

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.5/5, 2500+ оценок)
G2Crowd — ★★★★☆ (4/5, 1500+ оценок)

Ценообразование: Варьируется от $14,90 до $49,90 за пользователя в месяц.

Почетное упоминание. Simply CRM. Название говорит само за себя: суперпростая CRM, которую вы захотите использовать, ведь она настолько интуитивно понятна.

Nimble. Nimble — это социальная CRM с практичными функциями и удобными социальными интеграциями. Если вы склонны общаться с вашими контактами по социальным каналам — это определенно стоит попробовать.

Отчетность

Несмотря на все ваши усилия в области коммуникаций, всегда найдется кто-то, кто потребует круговую диаграмму. Эти инструменты доказывают, что вы получаете выгоду за свои деньги.

Инструменты для составления отчетов об охвате

Как вид деятельности, наиболее ассоциирующийся с PR, освещение занимает центральное место в отчетности. Но составление отчетов вручную — дело непростое и очень трудоемкое. Вот несколько инструментов, которые помогут сделать эту работу немного проще:

Наш выбор: Coveragebook. PR-аналитика для подготовки отчетов об охвате для руководства и клиентов

• Быстро создавайте отчеты о своих кампаниях: покажите охват, количество вырезок, предполагаемые просмотры и многое другое.
• Простой, целенаправленный инструмент — делает то, что обещает.
• Варианты брендинга.

CoverageBook — это простой инструмент, позволяющий создавать профессионально выглядящие отчеты одним щелчком мыши. Он включает расширение Chrome для удобного добавления ссылок в закладки, чтобы добавить их в отчеты позже. Вы можете сортировать информацию в различных форматах, а служба поддержки работает отлично.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (5/5, 19 оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.6/5, 140+ оценок)

Ценообразование: От $99 до $499 в месяц.

Инструменты для построения аналитических отчетов

Освещение — это только один из аспектов PR, есть и другие. Для всего вашего контента на заработанных каналах вам необходимо отслеживать посещаемость вашего сайта. Нравится вам этот гигант или нет, но аналитические платформы Google по-прежнему остаются лучшими.

Наш выбор: Google Analytics. Google Analytics — это платформа, которая помогает компаниям получать маркетинговые данные и многое другое. Набор параметров, которые можно измерить с помощью этого инструмента, просто поражает воображение. Поэтому новичков он может немного пугать, но как только вы разберетесь с основами, у вас появится хорошее представление о поведении ваших пользователей и эффективности вашего контента. К тому же, это бесплатно.

Победитель: Google Data Studio. Визуализируйте статичные отчеты Analytics с помощью Google Data Studio. Если вам нужны именно отчеты, Google Data Studio позволяет получить все эти данные и превратить их в красивые визуальные образы. Существует бесконечное множество способов настройки каждого отчета, а данные постоянно обновляются, что делает их более надежными. Он подключается к различным источникам данных, что делает его еще более насыщенным, и с его помощью гораздо легче проводить долгосрочный анализ тенденций, а также быстро получать новые сведения.

Мониторинг

Прежде чем создавать новости или оценивать себя, важно прочувствовать обстановку. Когда вы знаете, как вас (и ваших конкурентов) представляют, вам легче определить возможности и наметить курс. Точно так же важно знать, как ваши клиенты и сотрудники воспринимают ваш бренд, чтобы вы могли создать язык для общения с ними. Мониторинг ландшафта также поможет вам предвидеть кризисы. Проведенные вами исследования будут полезны для SEO и увеличения трафика. Приведенные ниже инструменты помогут вам в таких вопросах, как исследование ключевых слов, оптимизация сайта и стратегия обратных ссылок. К сожалению, универсальной платформы не существует: вам придется использовать различные инструменты для мониторинга онлайн, вещания и печати.

Инструменты для мониторинга онлайн-СМИ

Учитывая, что большинство средств массовой информации сейчас находятся в Интернете (как и большая часть рекламных расходов), сосредоточение внимания на онлайновых СМИ является разумным шагом. Вот наши рекомендации по международному онлайн-мониторингу.

Онлайн мониторинг. Выбор службы мониторинга СМИ может показаться лучшим из плохих с точки зрения обслуживания клиентов, но перечисленные ниже продукты делают то, что написано на упаковке — помогают вам отслеживать, кто и что говорит. Оценив, как изображается ваш продукт или услуга, вы сможете определить, какие УТП следует усилить или ослабить при продаже вашего бренда. Сейчас есть несколько «лидеров отрасли»: Cision, Meltwater

Наш выбор: Agility PR. PR-инструмент, помогающий отслеживать освещение в СМИ и измерять результаты. Благодаря ориентированным на пользователя функциям вы можете осуществлять поиск в широком спектре отраслей. Более того, это может быть весьма полезным инструментом для того, чтобы оставаться в курсе развития отрасли. Поиск гибкий, а результаты надежные. Обслуживание клиентов в целом хорошее.

• Эффективный, удобный и эстетически привлекательный интерфейс
• Предварительно созданные отчеты, которые можно легко предоставить заинтересованным сторонам
• Мониторинг контента в каждом типе медиа

Рейтинг: Capterra — ★★★★☆ (3.5/5, 6 оценок)
G2Crowd — ★★★★☆ (4.1/5, 280+ оценок)

Ценообразование: Неизвестно — нет в открытом доступе на сайте.

Победитель: Google Analytics. Google Analytics — это инструмент для простого мониторинга, что, вероятно, достаточно хорошо для большинства компаний. Только подумайте, если я спрошу вас, кто лучше всех заметит, когда кто-то говорит что-то о вас в интернете. Наверное, это Google, верно? Google alerts не обладает массой функций, но этого достаточно для большинства PR-команд: отслеживать упоминания бренда в Интернете. Вы получите ежедневное, еженедельное или ежемесячное электронное письмо со всеми вашими упоминаниями, выстроенными в ряд.

Инструменты для мониторинга печати

Большинство компаний, занимающихся мониторингом печати, являются членами FIBEP, всемирной ассоциации медиа-аналитики, которая, помимо прочего, устанавливает цены.

Наш выбор: Lexisnexis. Инструмент для поиска, анализа, мониторинга и обмена информацией о СМИ

• Очень полный, мощный мониторинг.
• Множество источников новостей, доступных на 90+ языках.

Просто существует не так много инструментов для мониторинга печати. LexisNexis — это классика. Простой в настройке, LexisNexis — отличный ресурс для исследования СМИ и выявления тенденций. Он надежен и хорошо организован: особенно если вы визуальный человек.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.8/5, 11 оценок)
G2Crowd — ★★★★☆ (4.3/5, 60+ оценок)

Ценообразование: Ценообразование не является общедоступным.

Победитель: Kantar. Kantar предоставляет данные и аналитические материалы для рекламодателей, брендов и агентств. Компания Kantar располагает широким спектром данных, необходимых для трансляции информации. Он отлично подходит для поиска информации по нишевым темам и имеет простые в использовании приборные панели для отчетности.

Социальное прослушивание

Плохой отзыв может витать в воздухе подобно призраку, влияя на вашу репутацию в течение многих лет. Инструменты социального прослушивания позволят вам быть в курсе всех разговоров и дадут возможность вовремя отреагировать на них.

Наш выбор: Mention. Mention — это инструмент для социального мониторинга, аналитики и исследования конкурентов.

• Приятный интерфейс, мощный мониторинг, хорошие инструменты отчетности.
• Мониторинг социальных платформ, а также других онлайн-источников.
• Предлагает также инструменты для социальных публикаций

Если вы хотите знать, как люди относятся к вашему бренду, Mention — это то, что вам нужно.  Интерфейс чистый и настраиваемый, и вы можете легко загрузить данные в лист Excel, если это вам по душе. Он экономически эффективен, быстро собирает информацию и может быть настроен менее чем за час, чтобы вы могли вернуться к работе. Убедитесь, что вы настроили правильные фильтры, иначе вас может захлестнуть поток информации, которая поступает из социальных сетей, новостей, досок объявлений и форумов. Если вы хотите добавить традиционные средства массовой информации, такие как телевидение и радио, вам придется доплатить, что может оказаться нецелесообразным для небольшой компании.

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.7/5, 270 оценок)
G2Crowd — ★★★★☆ (4.3/5, 430+ оценок)

Ценообразование: Бесплатно для 1 оповещения, платные счета от €29,- до €1990,- Более крупные предприятия должны связаться с нами для получения индивидуального предложения.

Победитель: Brand24. Отслеживайте, измеряйте и вовлекайте собеседников в онлайн-общение в режиме реального времени Brand24 надежен и доступен по цене и может помочь вам предотвратить PR-кризис до того, как он разразится. Он содержит хорошие сводки как положительных, так и отрицательных отзывов и имеет хорошую функцию мониторинга отдельных групп.

Победитель: Reputation.com — платформа для управления онлайн-репутацией и клиентским опытом. PR — это репутация, поэтому ее стоит оценить. Этот инструмент поможет вам отслеживать и улучшать онлайн-рейтинги и отзывы, повышать качество обслуживания клиентов и использовать данные, чтобы получить точную картину того, на каком этапе вы находитесь как бизнес.

Внутренняя коммуникация

Большую часть своей работы мы проводим, общаясь друг с другом. Наличие правильных инструментов для этого может помочь удовлетворенности команды и повысить качество вашей работы.

Наш выбор: Slack. Платформа для делового общения

• Одна из самых быстрорастущих SaaS-компаний в мире, и не зря.
• Прекрасно работает и имеет возможности для множества интеграций.
• Может подойти не всем — требует определенных процессов и правил для поддержания организованности.

Slack не только делает общение веселым, но и позволяет в считанные секунды быть в курсе того, что делают ваши коллеги. Благодаря множеству каналов, рабочих пространств и потоков ответов, приватных или публичных, легко организовать обсуждения — вы даже можете писать сообщения самому себе, чтобы пересмотреть их позже. Функция поиска также отлично подходит для поиска недостающей информации и привлечения внимания к прошлым беседам. Возможность редактировать сообщение после его отправки также полезна для тех, кто не прочь поработать. Если вы работаете дома, этот инструмент будет как никогда кстати, поскольку он действительно объединяет команды. Кроме того, новая функция «Huddle» позволяет участвовать в звонках (видео и аудио), чтобы обсудить то, что невозможно объяснить в сообщении. Нам это нравится!

Рейтинг: Capterra — ★★★★★ (4.7/5, 22k+ оценок)
G2Crowd — ★★★★★ (4.5/5, 30k+ оценок)

Ценообразование: От €7,25 до €12,50 за пользователя в месяц. Более крупные предприятия должны связаться с нами для получения индивидуального предложения.

Победитель: Know your Team. Если у вас гибридная или удаленная команда, этот инструмент необходим для культуры вашей компании. Know your Team — это инструмент, который помогает менеджерам стать лучшими лидерами и наладить взаимопонимание в коллективе. Он позволяет планировать и проводить встречи один на один, давать (и получать) честную обратную связь, делиться успехами и поддерживать связь с коллегами.

Мы используем Know your Team, чтобы отслеживать наши встречи 1:1, поздравлять членов команды и отвечать на вопросы ледокола, которые особенно полезны при приеме новых членов команды.

Победитель: Happeo. Социальный интранет для пользователей G Suite. К использованию «каналов» для общения, возможно, придется привыкать, но, как и Slack, Happeo — это отличный ресурс для обмена информацией в увлекательной и эффективной форме. Лента новостей, напоминающая социальную сеть, поможет вам быть в курсе происходящего, а виджеты помогут вам создавать страницы и сотрудничать друг с другом.

Заслуживающий внимания инструмент: Tandem. Tandem — это виртуальный офис для удаленных команд — все ваши коллеги доступны одним щелчком мыши. Все встречи и конференц-связи происходят здесь. Очень эффективно, но наша единственная проблема в том, что он сильно нагружает ваш процессор. Это может быть полезно только для команд с модными ноутбуками.

10 лучших целей в области PR и как программное обеспечение помогает их достичь

В конечном итоге, как специалист по связям с общественностью, вы хотите чувствовать удовлетворение от своей роли. Достижение поставленных целей — один из лучших способов ощутить чувство достижения. Хорошо подобранный стек технологий не только поможет вам достичь своих целей, но и в большинстве случаев сделает это с большей радостью. Вот десять основных PR-целей, к которым стремятся наши клиенты, и некоторые инструменты, которые помогут вам их достичь. Если вы заметили, что инструменты встречаются в качестве предложений по двум или более целям, то, скорее всего, они вам подойдут.

Повышение осведомленности. Повышение осведомленности может включать в себя все — от рекламы, подачи заявок на освещение в СМИ, проведения мероприятий и конференций до создания сообществ. Множество инструментов может помочь вам создать эту шумиху. У вас могут быть и микроцели, например, ассоциировать ваш бренд с каким-либо термином или идеей. Как только вы определитесь с этим, вам будет легче выбрать новый инструмент или решить, что вы уже используете отличный инструмент.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: pr.co, Agility PR, Cision, Meltwater, Lexis Nexis, Kantar, Mention, Brand24, Grammarly, Hemingway app, Canva, Apple iMovie, Soapbox.

Превращение ваших экспертов в лидеров мысли/инфлюенсеров. Последнее исследование HubSpot показало, что рекомендации влиятельных лиц имеют большее значение, чем рекомендации друзей и родственников. Поэтому поддержка экспертов или очаровательных личностей в вашей компании просто необходима. Отличным местом для демонстрации журналистам ваших идейных лидеров является онлайн-редакция, которая полна удобных для СМИ фрагментов, таких как цитаты, фотографии и исследовательские работы. Кроме того, вы можете использовать инструменты для создания контента, чтобы добавить немного блеска в ваши истории.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: Grammarly, приложение Hemingway, Canva, Apple iMovie, Soapbox, pr.co.

Построение отношений со средствами массовой информации. Журналисты обычно полагаются на тесную сеть надежных контактов в своей нише. Если вы уважаете их работу, предлагаете им ценные истории и правильно выбираете время, вы можете занять место в их внутреннем кругу. CRM-инструменты помогут вам пройти путь от папки спама до их писем, отмеченных звездочками.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: pr.co, Hubspot, Pipedrive, Simply CRM, Nimble, Less annoying CRM.

Становясь доступным для поиска. Одной из самых важных, но недооцененных функций PR является новая задача — стать доступным для поиска. Это означает создание обратных ссылок, повышение авторитета домена вашего сайта и обеспечение того, чтобы журналисты могли быстро и легко найти новости вашей компании. Удобный для поиска новостной отдел — отличное решение для прессы, а такие инструменты, как AHrefs, могут улучшить остальную часть вашей стратегии и материалов.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: pr.co, AHrefs, Moz, SEMrush

Дифференциация вашего бренда от конкурентов. Если вы хотите эффективно позиционировать себя или стать ведущим брендом по какому-либо вопросу, вам необходимо понять конкурентов. Таким образом, вы сможете создавать истории, которые помогут вам выделиться. Инструменты мониторинга СМИ помогут вам держать ухо востро и составить план позиционирования, который станет завершением всех планов.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: pr.co, Agility PR, Cision, Meltwater, Lexis Nexis, Kantar, Mention, Brand24, Grammarly, Hemingway app, Canva, Apple iMovie, Soapbox.

Улучшение внешней репутации. За такой важной и в то же время хрупкой вещью, как репутация, нужно ухаживать, как за садом. Убедиться в том, что внешние заинтересованные стороны высоко ценят вас, вероятно, будет одной из ваших основных обязанностей до конца вашей карьеры. Программное обеспечение для PR помогает повысить ваш авторитет, воспитать доверие и любовь к бренду.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: pr.co, Agility PR, Cision, Meltwater, Lexis Nexis, Kantar, Mention, Brand24.

Улучшение внутренней репутации. Сотрудники — ваши первые клиенты. Убедиться в том, что отзывы на Glassdoor/Linkedin являются блестящими, очень важно для привлечения и удержания талантов. Инструменты совместной работы также важны для внутренней репутации. Эффективный PR-отдел — это сумма его частей; если вы построите его правильно, вы будете производить отличную работу и получать удовольствие от процесса.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: Miro, Basecamp, Trello, Notion, Asana, Slack, Happeo, pr.co, Mention, Brand24.

Создание спроса. Доказательство того, что вы создали спрос, является мощным способом продемонстрировать свою ценность. Это может включать работу с влиятельными лицами, улучшение присутствия в социальных сетях, создание сообществ сторонников и создание шумихи в СМИ.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: Cision, Meltwater, Lexis Nexis, Kantar, Mention, Brand24, pr.co

Предоставление информации. Для компаний или правительственных учреждений, занимающихся миссионерской деятельностью, просвещение аудитории является приоритетной задачей. Инструменты для создания контента позволяют быстро получить интересную информацию.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: pr.co, Grammarly, Hemingway app, Canva, Apple iMovie, Soapbox.

Увеличить трафик. Привлечение трафика на ваш сайт будет связано с вашими усилиями по SEO. Тактика включает в себя рекламные кампании, обратные ссылки, влиятельные лица и хорошую стратегию контент-маркетинга. Онлайновый новостной кабинет, если он правильно оформлен, имеет дополнительный бонус в виде привлечения большего трафика на ваш сайт.

Инструменты, на которые вам стоит обратить внимание: pr.co, AHrefs, Moz, SEMrush

Как оценить инструменты, которые вы уже используете

После того как вы определите свои ключевые цели и задачи, вам будет легче определить, какие инструменты вам понадобятся для их достижения. Но как выбрать между различными поставщиками? Сайты отзывов могут сделать лишь очень многое, но не менее важно, совместимы ли их функции с вашей уникальной ситуацией. Вот почему лучше всего разделить функции на «обязательные» и «желательные» и сравнить их у разных поставщиков, чтобы вы могли оценить их пригодность. В конечном счете, продавцы будут пытаться убедить вас, и все их предложения будут звучать фантастически. Но именно вы знаете, что вам на самом деле нужно. Мы создали руководство по сравнению функций, которое вы можете настроить, чтобы вы могли сравнить различных поставщиков и принять обоснованное решение, основанное на ваших уникальных потребностях. Возьмите меня в руководство.

Заключительные соображения

Мы считаем, что правильная коммуникация бренда играет решающую роль в успехе любой организации. Важно найти решение, которое правильно представит ваш бренд вашим целевым рынкам и целевым СМИ. Часто решение выбирается не только между поставщиками, но и между созданием или покупкой, а также между типовыми или отраслевыми решениями.  Ниже мы быстро осветим различия между этими соображениями

Рассмотрение вопроса «строить или покупать

Некоторые организации добиваются успеха в доведении коммуникаций до масштаба с помощью внутренней платформы. Однако чаще мы видим, что большинству организаций очень сложно высвободить необходимые ресурсы для создания решений с нуля. На практике команда по коммуникациям (к сожалению) уступает приоритетам развития других отделов. Команды, решившие создать решение собственными силами, часто делают это потому, что это даст им неограниченную гибкость в интеграции с кодовой базой приложения и существующими системами и процессами. Однако многие команды быстро обнаруживают, что создание PR-программ не является их основной специализацией, а неограниченная гибкость означает больше возможностей для того, чтобы что-то сломалось. У нас есть технический документ, специально посвященный соображениям «строить или покупать», который вы можете скачать здесь.

Общее и специфическое программное обеспечение

При выборе поставщика у вас часто будет возможность выбрать более общее, универсальное решение, а не PR-специфическое решение. Есть несколько преимуществ выбора конкретного решения перед общим:

• Эффективность → при использовании инструмента, разработанного для вашей конкретной профессии, в данном случае для работы в сфере коммуникаций и PR, программное обеспечение было разработано в соответствии с вашим рабочим процессом и, как правило, будет намного эффективнее, чем универсальный инструмент. Просто потребуется меньше «обходных путей», чтобы заставить его работать в вашем конкретном случае.
• Feature Innovation → ваша организация получит выгоду от получения обновлений функций программного обеспечения, которые запрашивают другие люди в отрасли, и вы будете автоматически получать эти улучшения программного обеспечения с течением времени.
• Интегрированные данные → наличие системы управления контентом и CRM для СМИ в одной системе означает, что объединение данных, полученных в ходе кампаний и работы со СМИ, будет более значимым, поскольку вам будет легче отследить, какие кампании были успешными для каких журналистов.
• Лучшая поддержка → С pr.co у вас есть эксперты на связи, когда это необходимо. Во-первых, мы можем помочь вам на уровне программного обеспечения, чтобы убедиться, что все работает правильно, или мы можем связать вас с большой сетью профессионалов-единомышленников, которые могут помочь вам с любым аспектом работы PR-специалистов.
• Контроль бренда → Вы сохраняете полный контроль над своим брендингом с командой, готовой внести изменения и обновления, когда это необходимо. Вам больше не придется ждать, пока освободятся ваши внутренние ресурсы.

Преимущества программного обеспечения как услуги

Программное обеспечение как услуга (SaaS) имеет множество названий — облачное, веб-ориентированное, аутсорсинговое, по требованию — но постарайтесь не запутаться. Все они означают, по сути, одно и то же: вы не будете размещать программное обеспечение на месте. Вместо того чтобы покупать разовую лицензию, вы будете оплачивать периодическую подписку (обычно в месяц) на использование программного обеспечения. Многие популярные потребительские программы, такие как Dropbox и Spotify, работают по такой модели подписки через Интернет. И потребители программного обеспечения всех возрастов теперь требуют, чтобы программное обеспечение выглядело, ощущалось и работало так же, как их потребительские технологии, что означает быстрое обновление, простой в использовании пользовательский интерфейс и отзывчивое обслуживание. Продукт SaaS может удовлетворить эти требования, обычно предлагая облачные услуги за ежемесячную или ежегодную абонентскую плату. Программное обеспечение SaaS обеспечивает:

• Более низкая первоначальная стоимость
• Лучшая масштабируемость в зависимости от размера
• Более быстрое развертывание и внедрение
• Более быстрые инновации продуктов для всех пользователей платформы

SaaS не заставит себя ждать. Обязательно воспользуйтесь этими преимуществами.