Список навыков управления проектами

Может быть, вы новичок и пытаетесь понять, какие навыки управления проектами необходимы для перехода в эту профессию. А может быть, вы работаете в этой сфере уже много лет и наконец-то решили, что пора двигаться вверх по карьерной лестнице.  В любом случае, вы попали в нужное место! В этой статье мы обсудим основные ключевые навыки, которыми должен обладать каждый менеджер проекта, чтобы преуспеть в своей роли. Читайте дальше и узнайте о лучших мягких и жестких навыках, которые являются обязательными в сегодняшней конкурентной отрасли.

Что такое навыки управления проектами? Наше определение

Если вам нужно краткое определение навыков управления проектами, то оно следующее: Навыки управления проектами — это совокупность знаний и способностей, которые необходимы человеку для эффективного управления проектами. Короче говоря, навыки управления проектами — это важный элемент в арсенале каждого менеджера проекта. Эффективные менеджеры проектов должны не только хорошо разбираться в таких вещах, как работа в программном обеспечении для управления проектами и понимание основных методологий управления проектами. Они также должны обладать отличными навыками общения, сотрудничества и управления временем. Сочетание этих двух типов навыков — как жестких, так и мягких — сделает вас успешным менеджером проекта.

Зачем разрабатывать резюме о навыках управления проектами?

Управление проектами — это быстро развивающаяся область, которая предлагает возможности практически в каждой отрасли. Если вы хотите начать свою карьеру в качестве менеджера проектов или просто хотите убедиться, что ваше резюме выделяется, разработка резюме с навыками менеджера проектов даст вам преимущество при приеме на новую работу или продвижении по карьерной лестнице.  Действительно, если мы подумаем о советах по управлению проектами в целом, то одним из ключевых моментов, на который следует обратить внимание, является то, кто какими твердыми и мягкими навыками обладает. Для того чтобы рабочий процесс управления проектами шел полным ходом, приобретенные навыки PM являются обязательными.

Каковы основные навыки руководителя проекта?

Такие навыки, как умение правильно настроить рабочие процессы в Asana и понимание принципов agile, являются важными аспектами управления проектами. Однако некоторые из основных навыков управления проектами включают в себя умение сделать так, чтобы команда проекта чувствовала свою значимость, мотивацию и доверие к работе.  Эти навыки называются «мягкими», и они необходимы руководителю проекта. Менеджеры проектов должны уметь добиваться от людей самого лучшего, создавать гармоничные отношения между членами команды и формировать позитивную рабочую среду. Но есть, конечно, и другие навыки, необходимые для того, чтобы быть руководителем проекта. В дополнение к «мягким» навыкам, некоторые технические навыки, необходимые для успешной работы, включают бюджетирование, управление рисками, а также навыки планирования и прогнозирования.

Список лучших навыков управления проектами

В следующем разделе мы подробнее рассмотрим основные навыки менеджеров проектов и обсудим, что подразумевает каждый из них. Мы уделим равное внимание мягким и техническим навыкам, которыми должны обладать великие менеджеры проектов, чтобы управлять процветающей командой и проектами, которые выходят на финишную прямую вовремя и в рамках бюджета.  Вот список лучших навыков менеджера проектов, который охватывает основные компетенции:

Мягкие навыки управления проектами. Работа над проектами требует не только технических знаний, но и мягких навыков, необходимых для достижения успеха проекта. Мягкие навыки для менеджеров проектов часто игнорируются, но они могут сделать или сломать вашу карьеру. Вот некоторые из наиболее важных «мягких» навыков руководителя проекта, которые необходимы вам, чтобы выделиться среди других руководителей проектов.

Коммуникативные навыки. Менеджер проекта должен быть хорошим коммуникатором, поскольку все проекты требуют сотрудничества с различными заинтересованными сторонами. Это означает умение внимательно слушать, задавать уместные вопросы, резюмировать сказанное и правильно реагировать на групповую динамику. Это также означает, что нужно знать, когда и как использовать коммуникационные технологии.  Некоторые ситуации лучше всего решать лично (для этого необходимы навыки межличностного общения), в то время как для других лучше подходят электронная почта, видеозвонки или платформы для совместной работы, такие как Slack и Asana. Зная, какой метод и когда использовать, можно обеспечить четкое восприятие сообщений и снизить риск недопонимания.

Навыки совместной работы. Хорошие руководители проектов умеют эффективно сотрудничать не только с другими руководителями проектов, но и с другими членами команды и заинтересованными сторонами. При сотрудничестве руководители проектов должны уметь достигать консенсуса, способствовать принятию решений, вдохновлять на творчество и обладать хорошими навыками разрешения конфликтов.  Это означает выявление основных причин конфликта и выработку решений, удовлетворяющих все стороны. Это также означает разбивать сложные задачи на более мелкие и легко выполнимые. Это поможет минимизировать чувство перегруженности, повысить мотивацию и обеспечить творческий подход к решению проблем. И, конечно же, сплочение коллектива всегда ведет к улучшению командной работы.

Навыки управления временем. Управление временем — это не волшебная сила, а понимание того, как члены вашей команды работают в различных условиях, и как максимизировать производительность в этих условиях.  Первым шагом к эффективному управлению временем является знание временных рамок различных заинтересованных сторон и того, как это влияет на график проекта. Это также означает выявление задач, выполнение которых занимает больше времени, чем ожидалось.  Это поможет вам переназначить или изменить график выполнения задач, чтобы более точно отразить реалистичные сроки. Выявление и исключение из расписания членов команды мероприятий, на которые тратится время, также очень важно. Это поможет снизить риски проекта, повысить моральный дух и минимизировать выгорание.

Навыки решения проблем. Каждый руководитель проекта сталкивается с проблемами, препятствиями и непредвиденными обстоятельствами. Лучшие менеджеры проектов знают, как определить первопричины этих проблем и разработать творческие решения.  Например, предположим, что проект отстает от графика. Этому может быть множество причин: члены команды не обладают необходимыми навыками, они работают слишком много часов, проект слишком сложный и т.д.  После выявления первопричины следующим шагом будет разработка решения. Это может быть наем новых членов команды, изменение графика выполнения задач, реорганизация проекта или что-то другое.

Лидерские качества. Работа менеджера проекта заключается в том, чтобы быть лидером. Он должен уметь вселять уверенность в членов команды, вдохновлять на творчество и быть позитивной силой в организации.  Хороший руководитель проекта может видеть вещи с точки зрения других людей, понимать различные потребности и воплощать их в реальные планы. Лучшие руководители проектов также являются хорошими слушателями, способными уловить эмоции и мотивы, лежащие в основе просьб других людей. Без этого никак не обойтись — управление командой является одним из важнейших навыков управления проектами.

Навыки адаптации. Лучшие менеджеры проектов знают, как адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам, включая изменения масштаба проекта, колебания состава команды, проблемы с доступностью ресурсов и меняющиеся потребности заинтересованных сторон. Хороший руководитель проекта может быстро оценить ситуацию и определить наилучший путь продвижения вперед.

Навыки принятия решений. Хорошие руководители проектов умеют принимать своевременные и взвешенные решения. Они могут рассмотреть все стороны вопроса и взвесить все преимущества и недостатки с чистой головой. Они также знают, когда следует обратиться за помощью к членам команды, экспертам или заинтересованным сторонам, чтобы получить дополнительные мнения перед принятием решения.

Навыки критического мышления. Хороший менеджер проекта может определить потенциальные проблемы, возможности и риски. Он также может разбить эти проблемы и возможности на более мелкие компоненты, которые легче поддаются решению. Затем они могут определить наилучший путь вперед для каждого элемента, основываясь на имеющихся ресурсах и ограничениях.

Навыки разрешения конфликтов. Конфликт — это часть жизни, и менеджеры проектов неизбежно столкнутся с тем или иным типом конфликта в процессе управления своей командой и заинтересованными сторонами.  Чтобы справиться с конфликтом и эффективно смягчить его, менеджерам необходимо применять такие методы разрешения конфликтов, как активное слушание, назначение посредника, активное сотрудничество, конструктивная критика, прагматичное принятие решений и так далее. Такие навыки ведения переговоров в конечном итоге являются ключом к завершению проектов.

Навыки расстановки приоритетов. У вас, как у руководителя проекта, список дел будет длинной в несколько миль, и вам придется расставлять приоритеты в работе своей команды, чтобы уложиться в сроки и выполнить поставленные задачи. Но как определить, какие задачи необходимо выполнить сейчас? Какие могут подождать? А какие вообще следует отбросить? Чтобы эффективно расставить приоритеты, вам нужно внимательно изучить каждую задачу и определить ее ценность, степень риска и зависимости.

Трудные навыки управления проектами

Мы уже выяснили, что мягкие навыки являются более субъективными и нюансированными и не могут быть измерены напрямую. Технические навыки, с другой стороны, осязаемы и измеримы. Менеджер проекта может обладать большим количеством «мягких» навыков, но для того, чтобы преуспеть в этой области карьеры и оставаться конкурентоспособным, он должен обладать и «жесткими» навыками.  Давайте рассмотрим наиболее важные жесткие навыки для менеджеров проектов:

Навыки управления рисками. Каждый проект сопряжен с риском, и задача менеджера проекта — снизить этот риск и сохранить проект в рабочем состоянии. Это означает, что необходимо знать, какие риски могут повлиять на ваш проект и как к ним подготовиться.  Хороший руководитель проекта следит за загруженностью своей команды и при необходимости вносит коррективы. Управление рисками также подразумевает осведомленность о внешних факторах, которые могут повлиять на ваши проекты, таких как изменения в нормативно-правовой базе, экономические условия или политические события.

Навыки составления бюджета. У всех проектов есть бюджет. Для того чтобы ваш проект не отставал от графика, вам необходимо тщательно отслеживать бюджет. Руководители проектов отвечают за доведение бюджета до заинтересованных сторон и за то, чтобы команда оставалась в рамках бюджета на протяжении всего срока реализации проекта.  Это не означает, что вы должны быть экспертом в области бухгалтерского учета, но это предполагает понимание финансового влияния каждого принимаемого вами решения. Ведете ли вы переговоры о заключении контракта с поставщиком или решаете, какое программное обеспечение использовать, вы должны понимать, как это повлияет на ваш бюджет.

Планирование и прогнозирование. Навыки планирования и прогнозирования, которыми обладают менеджеры проектов, являются ключевыми для эффективного выполнения проекта. Руководители проектов отвечают за планирование задач, работу с заинтересованными сторонами для определения потребностей в ресурсах, а также за прогнозирование стоимости и сроков проекта. Хорошие руководители используют свои навыки планирования и прогнозирования для соблюдения графика и бюджета своих проектов, учитывая при этом факторы риска, которые могут нарушить эти планы.  Это означает прогнозирование потребностей в ресурсах на основе данных, таких как количество часов, необходимых для выполнения определенных задач, а также учет субъективных факторов, таких как количество встреч, которые член команды должен посещать каждую неделю. В целом, вам поможет хорошее понимание критического пути, ресурсных возможностей и других переменных проекта.

Навыки работы с программным обеспечением для управления проектами. Современные команды управляют своей работой, используя вместо электронных таблиц программное обеспечение для управления задачами, такое как Jira, Asana или Wrike. Инструменты управления проектами позволяют командам сотрудничать удаленно и создавать общие проекты, доступ к которым можно получить из любого места.  Управляя своей работой в программном обеспечении, вы облегчаете заинтересованным сторонам отслеживание и анализ хода проекта. Успешные руководители проектов должны хорошо разбираться в программном обеспечении для управления проектами и знать, как выбрать лучшее решение для своего проекта и команды.  Они должны знать разницу между досками Канбан и диаграммами Ганта и определять, какой способ работы лучше всего подходит для команды. На менеджеров проектов также возлагается задача по адаптации членов команды к программному обеспечению и настройке правильных рабочих процессов.

Навыки работы с методологиями управления проектами. Подобно тому, как руководители проектов отвечают за определение программного обеспечения для управления проектами, подходящего для их команды, они также должны определить, какая методология управления проектами лучше всего подходит для их конкретного проекта и команды.  Существуют различные типы методологий на выбор, включая водопад, Agile, Scrum, Scrumban, Lean методологию и другие. После выбора методологии они должны ознакомиться с ее принципами и лучшими практиками контроля и управления проектами.

Как улучшить навыки управления проектами у себя или в команде

Возможности для роста есть всегда. Даже самые опытные профессионалы могут извлечь пользу из регулярных вызовов для поддержания остроты своих навыков.  Но как лучше всего научиться развивать навыки управления проектами? К счастью, существует множество различных способов освоить навыки управления проектами, которые вы не имели возможности изучить раньше.  Если вы заинтересованы в совершенствовании своих навыков управления проектами, вот некоторые шаги, которые вы можете предпринять:

Использовать матрицу навыков управления проектами

Матрица навыков — это визуальное представление навыков, необходимых для работы, и уровней их важности. Она используется как инструмент найма и управления людьми, чтобы убедиться, что люди обладают необходимыми навыками для достижения успеха или продвижения по службе. Матрица навыков может дать членам команды представление об их собственных компетенциях и навыках, которых им не хватает. Это может стать отличной отправной точкой для возможностей обучения и развития. Для руководителей проектов матрица навыков руководителя проекта служит той же цели. Руководители проектов могут определить, какими навыками они обладают и каких навыков им не хватает в их наборе умений, чтобы они могли соответствующим образом совершенствоваться.

Сетевое взаимодействие с другими профессионалами в области управления проектами

Лучший способ улучшить свои навыки управления проектами — это наладить контакты с другими профессионалами. Управление проектами — это навык, который постоянно развивается. Постоянно появляются новые технологии, процессы и методологии, и легко запутаться в повседневной работе и не быть в курсе этих изменений. Сетевое взаимодействие — это отличный способ завести новые связи и найти наставников, которые могут помочь вам. Если вы только начинаете работать в сети, сосредоточьтесь на налаживании отношений с другими профессионалами в вашей отрасли. Вы можете легко найти сетевые мероприятия в вашем регионе через социальные сети.

Читайте ресурсы о навыках управления проектами

Чтение материалов, связанных с управлением проектами, — еще одна стратегия совершенствования своих навыков. К счастью, существует масса ресурсов по управлению проектами — от статей и руководств до отраслевых отчетов и вебинаров. Например, Project Management Institute предлагает на своем сайте множество ресурсов, которые помогут вам оставаться в курсе тенденций отрасли. Здесь вы найдете все: от докладов конференций и тематических исследований до научных работ и статей.

Обзор предыдущих проектов

Если вы хотите усовершенствовать свои навыки управления проектами, вам может помочь анализ некоторых из ваших предыдущих проектов. Анализ прошлых проектов позволит вам проанализировать свою работу и определить, что вы сделали хорошо, а что могли бы сделать лучше. Вы сможете определить области для улучшения и поставить цели для своих будущих проектов.

Используйте шаблоны проектов

Шаблоны планов проектов — это стандартные документы, предварительно заполненные разделами и контрольными списками, которые помогут вам начать работу над проектом. Это инструмент экономии времени, который позволяет сразу приступить к проекту вместо того, чтобы писать план проекта с нуля. Вместо того чтобы спрашивать себя «с чего начать», вы и ваша команда можете сразу приступить к работе. Хорошей новостью является то, что сотни шаблонов доступны в Интернете в таких инструментах, как Google Sheets, Excel и Microsoft Word. Вам просто нужно найти подходящий шаблон, а затем адаптировать его к своему проекту. Если вы используете программное обеспечение, вы будете рады узнать, что лучшие программы CRM и управления проектами поставляются с обширной библиотекой готовых шаблонов проектов, которые вы можете использовать для своих рабочих процессов.

Попросите об обратной связи

Еще одна тактика совершенствования навыков управления проектами — это получение обратной связи. Обратная связь от других людей поможет вам определить области для совершенствования и поставить реалистичные цели для развития ваших навыков. Если вы только начинаете работать в сфере управления проектами, вам может быть полезно обратиться за обратной связью к более опытным специалистам, которые смогут подсказать вам, как улучшить ваши навыки. Вы также можете обратиться за обратной связью к членам своей команды. Это люди, которые работают с вами ежедневно и знают ваши сильные и слабые стороны. Обратитесь к нескольким людям, которым вы доверяете, и спросите их, что они думают о вашей работе.

Пройдите курсы повышения квалификации

Наконец, прохождение учебного курса может быстро улучшить ваши навыки управления проектами. В Интернете можно найти множество учебных курсов по управлению проектами, которые помогут вам усовершенствовать свои навыки. Эти курсы обычно разбиты на модули, и вы можете легко пройти их в свободное время. Кроме того, многие курсы по управлению проектами бесплатны, так что вам не придется разоряться. Если вы хотите пройти полный курс обучения, вы можете рассмотреть возможность получения сертификата Project Management Professional (PMP) от Project Management Institute (PMI). Однако лучшая сертификация по управлению проектами, вероятно, субъективна, в соответствии с областями специализации, и есть и другие сертификаты, которые стоит рассмотреть.

Основные выводы по навыкам и компетенциям менеджера проекта

Хотя существует множество различных способов стать руководителем проекта, для успешной работы в качестве руководителя проекта вам понадобятся несколько компетенций в области управления проектами. Эти навыки варьируются от технических, таких как навыки работы с программным обеспечением для управления проектами, бюджетирование и методы планирования, до «мягких» навыков, таких как коммуникация, сотрудничество, адаптивность и лидерство. Навыки, которые вам необходимы, различны для каждого менеджера проекта, но важно найти время, чтобы определить навыки, которые наиболее важны для вас. Как только вы узнаете, какие навыки вам необходимо совершенствовать, вы сможете начать работу над собой и своей карьерой в качестве менеджера проектов.

Часто задаваемые вопросы

Трудно ли управлять проектами? Управление проектами — одна из самых сложных ролей, требующая большого терпения, настойчивости и стратегии. Как менеджер проектов, вы должны использовать отличные коммуникативные навыки и аналитическое мышление для одновременного управления различными проектами. Вы должны знать программное обеспечение для управления проектами и такие методологии, как Agile и Scrum.

Является ли управление проектами «мягким» навыком? Управление проектами — это не «мягкий» и не «жесткий» навык, скорее это сочетание обоих. Как «мягкие» навыки, такие как эффективная коммуникация и лидерство, так и «жесткие» навыки, такие как бюджетирование и управление рисками, одинаково важны для успешной работы в роли руководителя проекта.

Каковы 3 важнейших навыка руководителя проекта? Три важнейших навыка менеджера проекта — это планирование, лидерство и коммуникабельность. Хорошие менеджеры проектов используют свои навыки планирования для того, чтобы проекты шли по графику и в рамках бюджета. Менеджеры проектов должны быть лидерами, которые вселяют уверенность, вдохновляют и мотивируют. Эффективное общение с различными заинтересованными сторонами также имеет ключевое значение.