Сравнение лучших бесплатных CRM систем между собой

Признайтесь: вы любите бесплатные вещи. Кто не любит, правда? Бесплатный Starbucks в ваш день рождения, бесплатные образцы в Costco, бесплатные билеты на игру “Зенита”… Бесплатные вещи ценны и в бизнесе, особенно если у вас небольшое дело с ограниченным бюджетом. CRM-система — одна из основ успешной компании, поэтому, если вы можете найти бесплатную CRM, это беспроигрышный вариант.

Сравнение лучших CRM

Но, как вы, наверное, уже заметили, бесплатное ПО (по иронии судьбы) зачастую имеет свою цену. Конечно, вы, возможно, ничего не заплатите, но и программное обеспечение никак не повлияет на ваш бизнес. Фактически, любая система может даже создать путаницу и беспорядок, хотя она ничего и не будет стоить.

Попробуйте нашу бесплатную и автономную CRM систему

Тем не менее, на рынке есть несколько надежных бесплатных CRM, и использование системы, которая соответствует вашим потребностям, может стать огромным преимуществом. Она поможет вам сократить расходы, улучшит управление контактами и отношениями с клиентами.

Мы пробрались сквозь хаос и маркетинговый жаргон, чтобы найти лучшие решения и чтобы вы знали с чего начать. Мы также рассмотрели плюсы и минусы использования бесплатного решения, а также дали несколько советов, которые помогут вам получить наилучшие ощущения. 

Типы свободного ПО

Прежде чем мы углубимся в подробности, важно определить, что мы подразумеваем под «бесплатной CRM».

Как мы планируем зарабатывать на бесплатной CRM?

---

Во-первых, чаще всего это относится к бесплатной версии популярного продукта (часто называемого freemium-версией). Эти инструменты имеют тот же интерфейс и навигацию, что и платные версии. Наиболее существенное отличие — это набор функций и возможностей. Бесплатный вариант всегда будет более ограниченным, чем то, что вы получаете за плату. В зависимости от того, для чего вам это нужно, это может и не быть проблемой.

Другой тип бесплатной CRM — это решение с открытым исходным кодом. В этом случае поставщик предоставляет исходный код программного обеспечения, позволяя вам вносить изменения и дополнения в систему по своему усмотрению. Другими словами, разработчик создает структуру, а вы можете дополнить и настроить ее, чтобы получить систему, которая делает именно то, что вам нужно.

В этой статье мы будем иметь дело исключительно с Freemium CRM.

Стоит ли использовать такой подход?

Это сложный вопрос — он зависит от множества факторов. Прежде чем ответить на него (потому что вы единственный, кто действительно может знать, что лучше для вашего бизнеса), внимательно посмотрите, зачем вам нужна бесплатная CRM.

• Какие проблемы вы пытаетесь решить (например, вы устали от работы со сложной таблицей и хотите упростить работу)?
• Как вы планируете ее использовать (например, отслеживание потенциальных клиентов в конвейерах, настройка автоматизированных маркетинговых кампаний и т.д.)?
• У вас нет бюджета, чтобы инвестировать в CRM-систему, даже если это означает компромисс по функциям или удобству использования?
• Кто будет использовать ПО и что им необходимо в первую очередь?

Задавая подобные вопросы для определения ваших требований, вы создадите основу для поиска, и с самого начала будете двигаться в правильном направлении.

Самым большим преимуществом использования бесплатной CRM является значительная экономия средств, которая позволит вам использовать эти деньги в других областях вашего бизнеса. Бесплатные версии часто имеют варианты поддержки клиентов, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что столкнетесь с проблемой и не сможете решить ее самостоятельно.

Но перевешивают ли преимущества недостатки обрезанной системы? Это зависит от структуры и размера вашей компании.

Новые бизнесы

Если о вашем бизнесе только что рассказали в прессе и ему необходимы базовые возможности CRM для стимулирования роста, может оказаться полезной бесплатная версия. Вам не понадобятся все премиум-функции, а сокращение расходов всегда является важным фактором, когда вы начинаете.

Малый бизнес

Малые предприятия также могут извлечь большую выгоду из бесплатного программного обеспечения. Предполагая, что вам не нужно много пользователей — вы можете обойтись одним маркетологом и одним менеджером по продажам, имеющим доступ к системе. И бесплатная версия должна охватывать все необходимые вам основные функции.

Возможно, самым большим преимуществом является возможность масштабирования по мере расширения вашего бизнеса. Если вы переросли возможности бесплатной версии, но вам нравится, как она работает, можно перейти на платный пакет. Такой подход избавит от необходимости переносить данные или тратить время на изучение новой системы.

Средний и крупный бизнес

Большинство средних и крупных предприятий превышают требования к количеству пользователей, количеству контактных записей, электронным письмам, объему  хранимых документов и так далее. Не говоря уже о том, что к тому времени, когда вы достигнете этого порога, вам потребуются некоторые из более важных функций CRM.

Как избежать бесплатной катастрофы

Если вы решили, что бесплатное решение является абсолютно подходящим для вашего бизнеса или, по крайней мере, предпочтительным, вам все же следует знать о некоторых вещах, чтобы избежать неприятных впечатлений.

• Плохой пользовательский интерфейс: ни одно программное обеспечение не является идеальным, но сложная навигация и неуклюжий дизайн могут быстро свести на нет само преимущество наличия CRM.
• Пользовательские ограничения: вы не можете обойти это в большинстве бесплатных CRM. Поэтому, если у вас есть команда из шести человек, которым необходимо использовать систему, убедитесь, что бесплатная версия позволяет реализовать это.
• Ограничения в хранении: здесь применяется тот же принцип, что и выше. Вы не захотите обременять себя платформой, которая позволяет хранить только 10 ГБ данных, хотя вам понадобится вдвое больше через полгода.
• Ограничения на записи и электронную почту: довольно бессмысленно использовать систему, которая позволяет вам хранить базу данных только из 500 контактов, когда их уже 450, или которая ограничивает количество писем до 500 в месяц, когда вы уже отправляете больше со своей обычной электронной почты.
• Интеграции. Некоторые бесплатные системы не имеют многих вариантов интеграции, что еще больше ограничивает ваши возможности.

С другой стороны нужно убедиться, что основных возможностей системы достаточно. Общие функции включают управление контактами, управление потенциальными клиентами, своего рода конвейерную работу, мобильные приложения или адаптивный дизайн для мобильных устройств, интеграцию с другими сервисами, управление задачами и действиями.

Некоторые системы также предлагают различные уровни функциональности электронной почты вместе с немного более продвинутыми функциями, такими как отчеты, инструменты для совместной работы и возможности звонков.

Лучшие бесплатные CRM-системы

Теперь, когда мы рассмотрели основы, давайте погрузимся в мир лучших бесплатных CRM и посмотрим, что они могут предложить.

Zoho CRM

Zoho CRM — это облачное решение, поддерживающее до трех пользователей, с возможностью настройки двух профилей и двух ролей пользователей. Бесплатная версия предлагает ограниченную функциональность, что делает ее более подходящей для малых предприятий, у которых нет сложных или больших потребностей.

Бесплатные функции достаточно просты — это управление лидами, контактами, маркетинговыми кампаниями, сделками, библиотекой документов, есть стандартные отчеты и 10 шаблонов электронной почты. Возможность интеграции с большим  набором инструментов Zoho хотя и платна, но тоже является большим плюсом, если вам нужны дополнительные возможности или требуется масштабирование в какой-то момент.

Платформа предлагает 1 Гб хранилище и 5000 записей. Бесплатная версия предусматривает соответствие GDPR. Существуют также приложения для iOS и Android, так что вы можете вести бизнес из любого места.

Что вы получаете

Вот основные функции, включенные в бесплатный пакет, в дополнение к упомянутым выше:

• Канбан-представление: этот визуальный вид включен в модули «Действия» и «Сделки».
• Действия: система позволяет отслеживать ваши звонки, задачи и события.
• Календарь: Zoho CRM может работать и в виде календаря.
• Формы: вы получаете одну веб-форму на каждый модуль, который вы используете. Вы можете настроить их для привлечения потенциальных клиентов.
• Интеграция с социальными сетями: вы можете подключить систему к аккаунтам вашей компании в Facebook и Twitter.
• Интеграции: бесплатная версия даст вам большую функциональность, если вы захотите использовать набор продуктов Zoho. Вы можете интегрироваться с Zoho Projects, Zoho Analytics, Zoho Campaigns, Zoho Forms, Zoho Desk и Zoho Survey.

Ограничения

Некоторые из функций, не предлагаемых в бесплатном плане:

• Дашборды: в бесплатной версии нет стандартных или настраиваемых панелей мониторинга. Она также не предоставляет визуальных диаграмм.
• Массовая рассылка электронной почты: если отправка рассылки по электронной почте является обязательной, вам придется поискать в другом месте.
• Настраиваемые поля: у вас не будет возможности добавлять поля помимо уже встроенных.
• Теги для записей: отсутствие этого может не иметь для вас большого значения. Однако пометки записей тегами — это быстрый и простой способ организации информации.
• Управление запасами. Программное обеспечение не поддерживает такие функции, как счета-фактуры, заказы на покупку и т.п.
• Программное обеспечение для автоматизации продаж: Zoho CRM предлагает некоторые возможности, но не обеспечивает прогнозирование, букинг  календаря, правила скоринга или напоминания. Вы также не можете вести бизнес в нескольких валютах.

HubSpot CRM

HubSpot широко считается одной из лучших систем и одной из самых известных компаний в маркетинговой индустрии. Решение состоит из четырех хабов или модулей, которые предоставляют вам основные возможности CRM, маркетинга, продаж и поддержки.

Одним из преимуществ является то, что он поддерживается неограниченное количество пользователей, поэтому любое количество людей может использовать систему. Еще лучше, пожалуй, емкость хранилища — до миллиона контактов.

Тем не менее, HubSpot CRM действительно отличается от множества бесплатных вариантов набором функций. Это полноценная система, предлагающая такие функции, как управление контактами, формы, электронный маркетинг и шаблоны рассылки, тикеты, отслеживание задач и чат.

Что вы получаете

Для freemium решения HubSpot CRM имеет впечатляющий набор функций. Так много, что нам пришлось сузить круг до самых популярных. Помимо упомянутых выш есть:

• Сделки: с помощью этих инструментов вы можете отслеживать все, что вам нужно знать о потенциальных клиентах в вашей воронке продаж.
• Сегментация списка: эта функция позволяет сегментировать ваши контакты по различным спискам для более эффективного маркетинга и лучшей организации данных.
• Дашборды с отчетами: вы получаете доступ к одной панели мониторинга, на которой размещены 10 готовых отчетов.
• Управление рекламой: это позволяет вам подключить рекламные аккаунты к HubSpot, чтобы вы могли создавать аудитории, используя данные CRM. Платформа также покажет вам, какая реклама превращает лидов в клиентов.
• Действия на веб-сайте: вы сможете отслеживать пути пользователей на вашем веб-сайте, чтобы лучше понимать их намерения.
• Интеграция с Gmail и Outlook: соединив HubSpot с вашим провайдером электронной почты, вы сможете отправлять электронные письма прямо из CRM.
• Инструменты для работы группы: вы можете определить роли пользователей, настроить общий почтовый ящик, к которому может получить доступ каждый пользователь, и создать один адрес электронной почты для группы.

Ограничения

Хотя HubSpot CRM может многое предложить, вот некоторые вещи, которых в ней нет:

• Настраиваемые дашборды: в бесплатной версии нельзя создавать панели мониторинга на основе ваших действий.
• Последовательности и расписание в электронной почте: возможности настраивать последовательности и планировать электронные письма в бесплатной версии нет.
• Настройка записей: у вас не будет возможности настроить контакты в соответствии с вашими процессами.
• Целевые страницы: если вы хотите создавать целевые страницы, вам необходимо перейти на платный аккаунт.
• Автоматизация: если вы выберете бесплатный пакет, вам придется вручную выполнять задачи, связанные с электронным маркетингом, рекламой и обслуживанием клиентов.
• Опросы: вы не сможете отправлять опросы, например, для сбора информации от клиентов об их опыте или помощи, которую они получили.
• Неограниченное количество писем и звонков: HubSpot CRM ограничивает ваши электронные письма до 2000 в месяц, а время звонка — до 15 минут в месяц.

Bitrix24

Битрикс24 — еще одно известное решение, предназначенное для малого бизнеса и имеющее возможность развертывания в облаке или локально. Он предлагает бесплатную платформу, которая покроет большую часть ваших основных потребностей в CRM, маркетинге, продажах и обслуживании. Вы можете добавить до 12 пользователей.

У вас есть неограниченное количество сделок, контактов и потенциальных клиентов. Однако вы можете отправлять только 1000 писем каждый месяц, а максимальный объем хранилища составляет 5 Гб.

Одним из главных преимуществ использования Битрикс является возможность импорта данных. Вы можете получать данные о потенциальных клиентах и ​​контактах из других источников, включая файлы CSV, другую CRM и почтовые клиенты, такие как Gmail и Outlook.

Что вы получаете

Вот основные функции, включенные в бесплатный пакет, в дополнение к упомянутым выше:

• Конвейер: Bitrix24 предоставляет единый конвейер для мониторинга и управления вашими лидами через Канбан-макет.
• Настройки: вы можете настроить систему для добавления этапов и статусов сделок на основе процессов вашей компании.
• Веб-сайт: у вас есть возможность создать свой собственный веб-сайт. Он поставляется с шаблонами, неограниченным количеством страниц, CRM-формами, интеграцией с Google Maps и живым чатом.
• Сканер карт: вы можете использовать свой смартфон для сканирования визитных карточек и загрузки этой информации в CRM.
• Групповые чаты: члены команды могут общаться друг с другом внутри платформы, а не обращаться к внешнему инструменту, вроде Slack.
• Интеграция с социальными сетями: контакт-центр системы может подключаться к социальным каналам.
• Встроенная телефония: решение имеет встроенную систему звонков, поэтому вам не нужно использовать сторонние инструменты. Bitrix24 предлагает маршрутизацию вызовов, переключения, неограниченное количество линий, добавочные номера и идентификатор вызывающего абонента для исходящих вызовов.

Ограничения

Вот основные области, с которыми Bitrix24 не справляется:

• Массовая рассылка: массовая отправка электронных писем, SMS-сообщений и мгновенных сообщений не поддерживается.
• Аналитика: программное обеспечение не предлагает никаких функций отчетности или аналитики, если вы не заплатите.
• Автоматизация: вы не можете настроить рабочие процессы маркетинга и продаж, которые запускают задачи автоматически.
• Интеграция электронной почты и CRM: нет возможности интегрировать Bitrix24 с вашей почтовой платформой для отправки писем из CRM.
• Разрешения пользователей: вы не можете определять роли пользователей, чтобы указать, к чему каждый пользователь может получить доступ внутри платформы.

Insightly

Еще у нас есть Insightly CRM, которая в бесплатной версии поддерживает двух пользователей. Хотя бесплатная версия имеет меньше функции, чем некоторые из других продуктов в нашем списке, вы можете обнаружить, что она соответствует вашим потребностям, особенно если вы небольшая компания, которой не нужно  много наворотов.

Даже в этом случае у вас будут такие основы, как управление потенциальными клиентами и контактами. И вы сможете получить доступ к платформе с любого устройства, подключенного к Интернету.

Что вы получаете

Вот несколько функций, которые вы можете использовать:

• Контакты: Insightly позволяет собирать информацию о лидах и ​​клиентах. Он даже позволяет вам подключать профили людей из социальных сетей, чтобы у вас были все необходимые данные.
• Задачи: у вас будет возможность отслеживать задачи и управлять ими.
• Управление проектами: эти инструменты позволяют вам быть в курсе важных деталей, таких как достижение определенных точек и общение с контактами.

Ограничения

Некоторые из функций, не предлагаемых в бесплатном плане:

• Шаблоны электронной почты: в бесплатной версии нет шаблонов, которые можно использовать для быстрого создания электронных писем.
• Инструменты для совместной работы: не поддерживаются интеграции, которые способствуют общению и совместной работе, например Google G Suite, Slack, Outlook и MS Office 365.
• Индивидуальные процессы продаж: в CRM не поддерживается разработка процессов, соответствующих вашему текущему потоку продаж.
• Канбан-представление: этот визуальный макет с функцией перетаскивания предлагается только в платных планах.
• Платформа бизнес-аналитики: у вас не будет доступа к каким-либо инструментам аналитики или отчетности, таким как дашборды или инсайты.
• Автоматизация: система не предлагает автоматизацию электронной почты, рабочих процессов, ввода данных и других задач.

Freshsales

Завершает наш список Freshsales. Хотя эта платформа не так заметна, как HubSpot или Bitrix24, это надежный вариант, если вы хотите получить базовые возможности CRM, не продавая себя на органы. Бесплатная версия включает управление потенциальными клиентами, задачи и мобильное приложение для iOS и Android. Вы также можете создавать учетные записи для любого количества пользователей.

Одно из преимуществ Freshsales заключается в том, что это один из продуктов в наборе инструментов Freshworks. Если в будущем вам потребуется масштабирование или переход на платный план, который включает в себя больше функций, есть много возможностей для роста, как в самом продукте, так и во всей платформе.

Еще одно преимущество — поддержка. Даже бесплатные аккаунты получают поддержку по телефону, электронной почте или в чате с понедельника по пятницу.

Что вы получаете

Давайте посмотрим, что предлагает Freshsales:

• Неограниченное количество контактов: вам не придется беспокоиться о том, что ваша база данных выйдет за рамки каких-либо ограничений.
• Импорт и экспорт данных: Freshsales позволяет передавать данные в систему или из нее.
• Мобильные возможности: вы можете управлять своими лидами, сделками, контактами и счетами с помощью мобильных устройств. Мобильные функции также включают голосовые заметки, календарь, личные настройки, карты Google и фильтры.
• Роли пользователей: вы можете предоставить или ограничить доступ к различным областям системы в зависимости от роли каждого пользователя.

Ограничения

Вот основные ограничения, с которыми вы столкнетесь:

• Воронка продаж: вам нужно проявить творческий подход, если вы хотите отслеживать сделки в своей воронке продаж.
• Электронная почта: функциональность электронной почты сильно ограничена и не включает планирование, массовые рассылки, групповой почтовый ящик, двустороннюю синхронизацию, шаблоны, отслеживание или отслеживание метрик.
• Интеграция: Freshsales не интегрируется с популярными инструментами, такими как Zapier, Gmail, Google Calendar, Office 365 Calendar, SMS или другими продуктами Freshworks. У вас также не будет доступа к API.
• Инструменты для совместной работы: нет возможности создавать команды, автоматически назначать потенциальных клиентов, а также добавлять файлы или делиться ими.
• Настройки: вы не сможете добавлять собственные поля, соответствующие вашим процессам, или выполнять более сложные настройки, например, переименовывать поля по умолчанию.
• Рабочие процессы и автоматизация: нет возможности настраивать рабочие процессы или правила, которые автоматизируют повторяющиеся задачи.
• Отчеты и аналитика: в бесплатной версии нет возможности отслеживать вашу эффективность с помощью таких инструментов, как информационные панели, и не предусмотрены какие-либо возможности отчетности (пользовательские или стандартные).
• Телефон: встроенная телефонная система поставляется только с платными версиями программного обеспечения.

Окончательный вердикт

Выбор бесплатной CRM зависит от вашей ситуации и того, чего вы пытаетесь достичь. Экономия неоспорима, но вы должны взвесить, является ли ограниченная функциональность разумным компромиссом.

Лучший способ определить это — перечислить то, что вам абсолютно необходимо. Наш шаблон требований к CRM упрощает процесс, позволяя добавлять коллег, чтобы все были на одной странице и отмечали, какие функции наиболее важны для них.

Вы пробовали какую-либо бесплатную CRM? Что понравилось или не понравилось? Поделитесь своим опытом в комментариях!